Een klant koopt bij jou een goed of dienst voor een wel heel laag bedrag. Het kan bijvoorbeeld gaan om een doosje zelfborende schroeven van anderhalve euro. De klant vraagt jou om een factuur op te stellen voor dit klein bedrag. Ben je verplicht om een factuur op te stellen voor kleine bedragen? We moeten een onderscheid maken tussen particulieren en professionele klanten.
Particuliere klanten: factuur laag bedrag hoeft niet, maar…
Aan een particuliere klant die koopt voor privédoeleinden hoef je geen factuur af te geven, ook niet wanneer de particulier hierom vraagt. Toch zijn er bepaalde uitzonderingen. Als groothandelaar zal je bijvoorbeeld altijd een factuur moeten opmaken, ook aan particulieren en ook bij kleine bedragen. Verkoop je als niet-groothandelaar grote hoeveelheden of zijn de goederen omwille van hun aard duidelijk niet bestemd voor privégebruik? Dan moet je ook altijd een factuur opmaken, ook bij een laag bedrag.
Gaat het om de verkoop van een wagen? Dan zal het zelden gaan om kleine bedragen. Hoe dan ook ben je hier altijd verplicht om een factuur op te maken. Weet dat diezelfde regeling ook geldt wanneer het gaat over de verkoop van auto-onderdelen met een prijs die hoger is dan 125 euro inclusief btw.
Bijkomstige uitzondering: gaat het om een verkoop aan een diplomaat? Ook dan zal je een factuur moeten opmaken.
Tip: neem in jouw algemene voorwaarden op dat je een kostprijs zal aanrekenen voor het opmaken van facturen op vraag van particuliere klanten. Vraagt een klant dan toch een factuur? Dan hoef je niet na te denken of de klant al dan niet de gekochte goederen voor professionele doeleinden zal gebruiken. Dan maak je gewoon de factuur op en vraag je een kleine vergoeding. Vergeet wel niet dat die vergoeding ook gewoon aan de btw-regeling onderworpen is. Wanneer je wettelijk verplicht bent om een factuur af te leveren kan je hier echter geen kostprijs voor aanrekenen (bv. verkoop wagen of verkoop aan diplomaten).
Professionele klanten: verplichte factuur klein bedrag
Gaat het om een professionele klant? Dan moet je volgens de BTW-wet een factuur uitreiken, ook bij een laag bedrag. Het gaat om zelfstandigen maar evenzeer om bijvoorbeeld vzw’s. Je zal verplicht een factuur met klein bedrag moeten uitreiken en je zal er bovendien geen kostprijs voor kunnen aanrekenen, zoals we het wel zagen bij de verkoop aan particulieren voor privédoeleinden. Zelf kan je uiteraard ook voor kleine bedragen een factuur vragen.
