In een hedendaags advocatenkantoor is een printer een onmisbaar instrument. Zakelijke printers hebben de afgelopen jaren een razendsnelle evolutie doorgemaakt, waardoor printers vaak veel meer kunnen dan alleen documentjes afprinten. Dat maakt echter het vinden van de juiste printer niet meteen eenvoudiger. In de praktijk spelen verschillende factoren een rol. Waar je rekening mee moet houden? Dat leg ik hieronder voor je uit.
# 1. Geef je kleur aan je zaak?
Voor veel kantoren volstaat een zwart-witprinter, zeker indien het gaat om vrij eenvoudige correspondentie naar cliënten en het printen van besluiten. Het voordeel van zo’n zwart-witprinter is dat je over het algemeen veel kan besparen, want deze cartridges en toners zijn nu eenmaal veel goedkoper dan hun gekleurde broertjes.
Wanneer je daarentegen documenten van topkwaliteit opstelt voor je cliënten, is een kleurenprinter geen overbodige luxe. Kies dan niet voor een traditionele inkjetprinter, want dan krijg je al snel vlekken en wordt het papier nat en zacht. Een laserprinter is daarom een beter idee. Weet wel dat zo’n kleurenprinter duurder is in aanschaf en in gebruik.
Moet je voor je zaken ook regelmatig foto’s afdrukken? Ga dan vooraf na of de printer ook een goede fotokwaliteit biedt, want dat is niet bij alle kleurenprinters het geval. Overigens is het dan net zo handig dat de printer over een geheugenkaartlezer of Bluetoothmodule beschikt, opdat foto’s meteen van de camera of de smartphone worden geprint.
# 2. Een printer voor multifunctioneel gebruik, of niet
Verder heb je de keuze tussen toestellen die alleen kunnen printen en zogenoemde all-in-oneprinters die ook kunnen scannen, faxen en kopiëren. Dat is handig, tenzij je natuurlijk nog andere apparaten hebt die de klus even goed kunnen klaren. Maar heeft je kantoor in hartje Brussel te maken met plaatsgebrek? Dan is zo’n all-in-oneprinter natuurlijk altijd een goed idee.
# 3. Printformaten
Voor de meeste advocatenkantoren is een A4-printer meer dan voldoende. Toch zijn er soms kantoren die het prettig vinden om in A3 te kunnen printen. Ga vooraf na in welke formaten je wil printen en houd daar rekening mee bij het kiezen van een goede printer. Onthoud wel dat A3-printers vaak iets duurder in aanschaf zijn.
# 4. Veilig printen
In een advocatenkantoor wordt er gevoelige informatie geprint en is het vaak belangrijk dat niet zomaar iedereen de geprinte documenten kan inkijken. Daarom kies je best voor een printer waarbij je voor het gebruik een code moet intikken, waarna het document wordt geprint en je het meteen kunt meenemen. Er zijn ook printers die werken met een badge en zo dezelfde beveiliging bieden.
# 5. Functionaliteiten
Hedendaagse printers zijn vaak van allerhande technische snufjes voorzien die je het leven eenvoudiger maken. Denk bijvoorbeeld aan de automatische documentintvoer of de verbinding met het netwerk, waardoor je ook van thuis uit afdrukt. Denk ten slotte aan functionaliteiten zoals scannen naar je mailbox of het automatisch omzetten van gescande documenten naar bewerkbare tekst. Maak vooraf een lijstje en ga op basis hiervan op zoek naar de juiste printer voor je advocatenkantoor.
Twijfel je nog steeds? Bij veel fabrikanten kan je verschillende printers testen en krijg je een woordje uitleg. Dat maakt de keuze toch alvast een stuk eenvoudiger.
