Als beginnende ondernemer ben je meteen een btw-plichtige. Dit wil ook zeggen dat je aan de strikte btw-verplichtingen moet voldoen. Ook aangaande het factureren zijn er heel wat bepalingen die je moet respecteren. Wij leggen alvast uit waaraan je moet denken bij het opstellen van jouw facturen.
Wanneer moet je factureren?
Als btw-plichtige ben je verplicht om een factuur op te stellen wanneer je goederen of diensten levert of verricht voor andere btw-plichtigen. Deze verplichting geldt eveneens als je factureert aan niet-btw-plichtige rechtspersonen of in sommige gevallen zelfs indien de klant een particulier is (bv. verkoop op afbetaling, verkoop van auto’s, verkoop door groothandelaars, …). Het bedrag speelt hierbij in principe geen rol. Verder hoef je niet te factureren indien je iets buiten de zakelijke sfeer verkoopt (bv. het tweedehands verkopen van een persoonlijke computer).
Je moet minimaal factureren op de vijftiende kalenderdag van de maand volgende op de beëindiging van het werk of de aflevering van het product. Leverde je het product op 1 september, dan moet de factuur uiterlijk op 15 oktober volgen. De sanctie bij een controle is een geldboete en eventuele nalatigheidsinteresten. Tijdig factureren is met andere woorden de boodschap.
Tip: soms kan het interessant zijn om even te wachten. Lever je de dienst eind maart, kan je beter factureren in het begin van de volgende maand. Zo moet je het later opnemen in de btw-aangifte en geniet je optimaal van de cashflows in jouw onderneming.
Wat moet je opnemen op de factuur?
Laten we allereerst duidelijk zijn: het woord “factuur” hoef je niet letterlijk te vermelden. Ook moet je geen bepaalde lay-out volgen. Wel verdienen beiden uiteraard aanbeveling.
Verplicht te vermelden op de factuur, zijn:
- Het btw-nummer;
- Als je in een vennootschap zit: het rechtspersonenregister (eerst rechtbank van koophandel en dan de afdeling onder die rechtbank);
- Indien er een btw-bedrag vermeld moet worden op de factuur: in euro vermelden;
- Minstens één rekeningnummer (IBAN- en BIC)
- Factuurdatum;
- Volgnummer;
- Identiteitsgegevens (onderneming en klant);
- Datum van de levering/beëindiging werken;
- Omschrijving van geleverde goederen en diensten;
- Bedrag waarop btw verschuldigd is (of eventuele reden voor niet-vermelding btw-bedrag);
- De eenheidsprijs;
- Eventuele kortingen;
- Toepasselijk btw-tarief en totaalbedrag btw.
Weet dat er ook de mogelijkheid is tot een zogenaamde vereenvoudigde factuur. Hiervoor mag het factuurbedrag niet hoger zijn dan 100 euro of moet aan andere voorwaarden zijn voldaan. Bij de eenvoudige factuur moet je de identiteitsgegevens niet aangeven, net zoals dat niet het geval is voor de datum van de levering, de omschrijving van de geleverde goederen of diensten, eventuele kortingen en de vermelding van de eenheidsprijs.
Andere aandachtspunten
Wanneer je een creditnota uitreikt, neem je de volgende vermelding op: “Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin die oorspronkelijk in aftrek werd gebracht |TVA à reserver à l’État dans la mesure où elle a été initialement déduite”.
Lever je een dubbel af, dan moet je ervoor zorgen dat de klant niet tracht om tweemaal de btw te recupereren. Ook hier neem je daarom een specifieke vermelding op: “Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren of de vernietigde factuur op … / … / ….”.
