De minister van Buitenlandse zaken heeft de bevoegdheden met betrekking tot het legaliseren van buitenlandse akten en rechterlijke beslissing nu geconcretiseerd. Hiervoor heeft minister Didier Reynders de Omzendbrief van 29 november 2018 ter aanvulling van de omzendbrief van 14 januari 2015 houdende instructies inzake legalisatie en onderzoek van vreemde documenten, in het Belgisch Staatsblad van 20 december 2018 laten publiceren.
De legalisatie van buitenlandse akten en rechterlijke beslissingen
Om in België te kunnen worden gebruikt (en omgekeerd), moeten bepaalde buitenlandse akten en rechterlijke beslissingen worden gelegaliseerd.
De bevoegde Belgische ambassade (of het consulaat) moet dan bevestigen dat de stempel, de handtekening of de zegel op het document ook echt is.
Bevoegdheden consulaire posten bij legalisatie
De Belgische consulaire posten zijn niet bevoegd om uittreksels of eensluidend verklaarde kopieën van door andere Belgische overheden afgegeven documenten uit te reiken. Ook de Omzendbrief van 29 november 2018 brengt daar geen verandering in. Wat het wel wijzigt, is de bevoegdheid om eensluidend verklaarde kopieën van de datapagina van Belgische paspoorten en reisdocumenten te maken. Het afschrift kan vervolgens via de geldende procedure worden gelegaliseerd.
Minister Didier Reynders heeft hierbij aangegeven dat consulaire posthoofden een attest van bezit van een Belgisch identiteitsdocument mogen afgeven. Dit attest geeft het volgende aan:
- Aan de betrokkene is een identiteitsdocument afgegeven;
- Het nummer van het identiteitsdocument;
- De plaats van afgifte van het identiteitsdocument;
- De geldigheidsduur van het identiteitsdocument.
Een voor eensluidend verklaard afschrift van de Belgische identiteitskaart mag dus niet het consulair posthoofd worden afgegeven. Wel kan men de handtekening van het consulaire posthoofd laten legaliseren conform de procedure van het desbetreffende land.
Bevoegdheden FOD Buitenlandse zaken bij legalisatie
Wat de legalisatie van Belgische documenten in het buitenland betreft, zal de Dienst Legalisatie bij de FOD Buitenlandse Zaken instaan voor de legalisatie van Belgische documenten die in het buitenland zullen worden gebruikt. Ook voor de legalisatie van de documenten die afgegeven worden door de buitenlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordigingen in het buitenland, zijn zij bevoegd.
De Omzendbrief vult de lijst aan met Belgische documenten of documenten afgegeven in België die gelegaliseerd mogen worden door het ministerie van Buitenlandse zaken. Het gaat met name om:
- Een eensluidend verklaarde kopij van de datapagina van een Belgisch paspoort;
- Een eensluidend verklaarde kopij van een reisdocument gemaakt door de gemeente of een Belgische notaris;
- Een attest van een Belgische gemeente of notaris waarin men de gegevens van de Belgische identiteitskaart heeft opgenomen;
- Een eensluidend verklaard afschrift of een uittreksel uit een vreemd reis- of identiteitsdocument gemaakt door de vertegenwoordiger van het desbetreffende land.
