Steeds vaker gebruiken webwinkels en leveranciers elektronische facturen. Dat is niet enkel goed voor het milieu, maar bovendien besparen ze zo ook stevig op de portkosten. Toch is niet iedereen even enthousiast over dergelijke elektronische facturen, zeker wanneer ze niet over een computer of mailadres beschikken. Gelukkig hoef je niet zomaar akkoord te gaan met elektronische facturen van je leverancier.
Recht om elektronische factuur te weigeren
De leverancier mag niet zomaar ineens overstappen naar elektronische facturen maar heeft daarvoor jouw toestemming nodig. De leverancier kan je die toestemming vragen en die kan je ook weigeren, waarna papieren facturen de regel blijft. De toestemming kan echter ook stilzwijgend gebeuren. Als je leverancier je een elektronische factuur stuurt die jij ook gewoon voldoet, dan ga je in principe ook gewoon akkoord met de elektronische facturen en kan je niet zomaar weigeren. Protesteren en niet betalen, luidt dan ook de boodschap.
Leverancier speelt het vaak slim
Nu kan de leverancier je ook gewoon vooraf akkoord laten gaan met de elektronische facturen, bijvoorbeeld door hiervoor een specifieke clausule aan de overeenkomst toe te voegen. Voor lopende overeenkomsten is dat geen optie, maar bij de vernieuwing van een overeenkomst wel. Wat de leverancier echter niet mag, of toch niet ten aanzien van particulieren, is zomaar een extra vergoeding vragen voor het opstellen van een papieren factuur. Ten aanzien van zakelijke klanten mag dat wel.
Elektronische en papieren factuur ontvangen?
Sommige consumenten ontvangen graag ook gewoon een papieren factuur naast hun elektronische factuur. Het staat je natuurlijk vrij om dat even na te vragen bij je leverancier, maar vaak zijn zij daar niet zo happig op. Voor de btw is er immers maar één factuur geldig en dus moet het duidelijk zijn welke factuur het origineel is. Daarom zullen ze bij de andere factuur duidelijk moeten maken dat het om een duplicaat gaat. Indien de leverancier niet over de software beschikt om dit automatisch te doen, zou dit een te grote administratieve last zijn. Daarom blijft het vaak een keuzeverhaal: of elektronisch, of papier.
