Als ondernemer moet je een btw-aangifte doen, tenzij je als kleine onderneming vrijgesteld bent (alhoewel ook hier nog steeds verplichtingen aan verbonden zijn). In deze handleiding btw-aangifte geven we alle informatie mee die noodzakelijk is om jouw weg te vinden doorheen het btw-landschap. De jaarlijkse klantenlist, de intracommunautaire opgave en de bijzondere btw-aangifte komen echter niet aan bod in deze handleiding btw-aangifte.
# 1. Handleiding btw-aangifte: wanneer moet je een btw-aangifte doen?
Een eerste vraag die we ons stellen in deze handleiding btw-aangifte, is wanneer jij jouw btw-aangifte moet doen. In principe is het immers zo dat je iedere maand jouw btw-aangifte moet indienen. In die aangifte neem je dan alle aan- en verkoopfacturen van de vorige maand op. Toch kan je onder bepaalde voorwaarden slechts per kwartaal een aangifte moeten doen. Dat is afhankelijk van jouw jaaromzet (grens: 2,5 miljoen euro excl. btw). Let wel op, er zijn bijzondere gevallen:
- Grens van 0,25 miljoen euro bij handel in energieproducten, toestellen voor mobiele telefonie, computers, landvoertuigen, …
- Grens van 50.000 op kwartaalbasis bij intracommunautaire leveringen;
- Wanneer je akkoord gaat om maandelijks voorschotten te storten aan de btw, dan moet je dat ook doen.
Enkel wanneer je uitdrukkelijk kiest voor een kwartaalaangifte, is dat systeem van toepassing. Je kan die keuze onder andere terugvinden op het formulier 604A of op de brief van de BTW m.b.t. de toekenning van het btw-nummer.
Ben je een kwartaalaangever? Dan zal je verplicht moeten overstappen tot het maandelijks regime indien je niet langer voldoet aan de voorwaarde. Ook kan je in beide richtingen vrijwillig overstappen indien je voldoet aan de noodzakelijke voorwaarden. Je zal hiervoor wel een goedkeuring moeten vragen aan de BTW.
# 2. Handleiding btw-aangifte: grens indienen aangifte
Jouw aangifte moet je indienen op de twintigste van de maand die volgt op de aangifteperiode. Met andere woorden: de twintigste van de maand na de maand waarvan je aangifte doet of na het kwartaal waarvan je aangifte doet. Valt die twintigste in het weekend of op een feestdag? Dan verschuift de grensdatum gewoon naar de eerstvolgende werkdag.
# 3. Handleiding btw-aangifte: sanctie bij laattijdige indiening
Dien je jouw btw-aangifte te laat in? Dan zijn daar verschillende sancties aan verbonden:
- Het opleggen van een boete;
- De aanvraag tot terugbetaling weigeren (overgedragen naar de volgende btw-aangifte);
- Het openen van een bijzondere rekening bij langdurige laattijdigheid. Hier zijn meestal ook hogere fiscale geldboetes aan verbonden en de situatie wordt nauwgezet gevolgd door de controle (absoluut te voorkomen!).
# 4. Handleiding btw-aangifte: hoe in te dienen?
In principe moet je jouw btw-aangifte elektronisch indienen via de Intervat-toepassing van FOD Financiën. Je moet dan wel over een kaartlezer beschikken en de (soms omslachtige) software moet geïnstalleerd zijn.
Weet wel dat je een vrijstelling kan krijgen voor die verplichte elektronische indiening. Hiervoor moet je zelf een aanvraag indienen waarin je aangeeft dat je geen elektronische aangifte kan doen. Het niet beschikken over internet of over een computer, is een acceptabele reden. In dat geval kan je de aangifte op papier doen via het groene btw-aangifteformulier die je moet verzenden naar het scanningcentrum van FOD Financiën. Opgelet: in dat geval moet jouw aangifte aankomen op de twintigste dag van de maand die volgt op de aangiftemaand / het aangiftekwartaal. Tijdig verzenden is met andere woorden de boodschap.
# 5. Handleiding btw-aangifte: wat nadien?
Na het indienen van de btw-aangifte zal je btw moeten betalen of terugkrijgen. Het betalen moet gebeuren tegen dezelfde datum als de grens voor het indienen van de aangifte. In het kader van cashflowoptimalisatie kan het interessant zijn als die dag in het weekend of op een feestdag valt. Kijk trouwens zeker na welke mededeling je moet gebruiken (zie voorgedrukte overschrijvingsformulieren).
Krijg je btw terug? Dan zijn er enkele voorwaarden aan de terugbetaling verbonden:
- Jouw bankgegevens moeten gekend zijn (formulier 604 A);
- Alle voorgaande btw-aangiftes moeten ingediend zijn;
- Tijdige indiening btw-aangifte;
- Uitdrukkelijke aanvraag terugbetaling (aankruisen vakje!);
- Bedrag van het btw-tegoed moet de toepasselijke grenzen overschrijden.
Voldoe je aan alle voorwaarden voor het terugkrijgen van btw? Dan zal de terugbetaling na ongeveer zes tot tien weken plaatsvinden, tenzij er een controle plaatsvindt.
