Als ondernemer die handelt met andere ondernemers stel je wellicht facturen op. Deze facturen kan een andere ondernemer in zijn boekhouding verwerken en – nog belangrijker – betalen. In principe zal je die facturen in het Nederlands opstellen. Dat is handig voor jezelf en voor de fiscus, die eenvoudig het een en ander kan controleren. Maar hoe gaat dat dan als je een buitenlandse klant hebt die geen Nederlands kent? Mag je dan zomaar je facturen vertalen? En wat doe je met je algemene voorwaarden en andere juridische documenten? We leggen het uit.
Taalwetgeving en het vertalen van facturen
Als het over het opstellen van een factuur gaat, speelt de taalwetgeving in ons land een belangrijke rol. Ons land telt drie gewesten, drie gemeenschappen en drie taalgroepen. Gooi daar ook nog wat communautaire disputen bij en je krijgt een allegaartje van taalwetten en -regels. Op basis van deze taalwetgeving ben je als ondernemer verplicht om de factuur, net als alle andere vennootschapsdocumenten, in het Nederlands op te stellen als de exploitatiezetel van je onderneming zich in het Nederlandse taalgebied bevindt.
Facturen zijn in principe in het Nederlands op te stellen als de exploitatiezetel in Vlaanderen is gelegen.”
Op deze regel bestaan er wel uitzonderingen. Onder voorwaarden mag de factuur in een andere taal worden opgesteld als de tegenpartij zich in een van de lidstaten van de EER bevindt en de factuur wordt opgemaakt in een taal die beide partijen kunnen begrijpen. Dat wil zeggen dat je voor een Roemeense klant bijvoorbeeld een factuur in het Engels mag opstellen. Binnen de eigen landsgrenzen moet de factuur echter in het Nederlands worden opgesteld, ook als de klant het Nederlands niet machtig is.
In de praktijk hoeft dit geen probleem te zijn. Zo kan je nog steeds een factuur opstellen in het Nederlands en daaraan een vertaling toevoegen. De anderstalige factuur is bijkomstig en is louter ter informatie. Het is dan wel belangrijk dat alle verplichte factuurvermeldingen op de Nederlandse factuur staan. Je moet naast de vertaalde factuur ook nog steeds de Nederlandstalige factuur aan de anderstalige klant bezorgen, omdat dit de officiële factuur is.
Taal van algemene voorwaarden is vrij, maar toch opletten geblazen
Niet alleen over het vertalen van de factuur valt er het een en ander te vertellen, maar ook over de algemene voorwaarden of de zogeheten kleine lettertjes. Deze algemene voorwaarden bevatten talloze afspraken, bijvoorbeeld over de aansprakelijkheid, over de wijze van betalen, over de gevolgen van een laattijdige betaling en dergelijke meer. De taalwetgeving is in principe niet van toepassing op deze algemene voorwaarden. In tegenstelling tot bij facturen is er dus geen strikte regeling omtrent het taalgebruik. Je mag met andere woorden vrij een juridische vertaling van je algemene voorwaarden gebruiken.
Natuurlijk moeten de algemene voorwaarden wel tegenstelbaar zijn. Je moet ze nu eenmaal kunnen inroepen tegenover de contractspartij. Daarbij gelden dezelfde regels als voor andere juridische documenten en contracten. De belangrijkste regel is dat deze documenten duidelijk en begrijpelijk moeten zijn. De tegenpartij moet ze dus begrijpen, wat wil zeggen dat ze moeten worden opgesteld in een taal die de tegenpartij begrijpt en met een taalgebruik dat de tegenpartij begrijpt. Al te moeilijke juridische en technische woorden zijn bijvoorbeeld ook uit den boze als je met consumenten zonder vakkennis handelt.
Algemene voorwaarden moeten tegenstelbaar zijn. Daarom is het vertalen van algemene voorwaarden soms nodig.”
Zo oordeelde het Hof van Beroep te Gent bijvoorbeeld eerder dat een beding in de Nederlandse algemene voorwaarden niet tegenstelbaar was. Alle voorgaande communicatie had namelijk in het Frans en het Duits plaatsgevonden en nergens kon uit worden afgeleid dat de klant de Nederlandse taal beheerst. Daarom hoorden de algemene voorwaarden bijvoorbeeld in het Frans of in het Duits te zijn opgesteld.
Moet je dan al je algemene voorwaarden laten vertalen naar alle mogelijke talen? Dat ook weer niet. Het belangrijkste is dat je ervoor zorgt dat de tegenpartij de algemene voorwaarden niet naast zich neer kan leggen omdat hij ze niet begrijpt. En dat je je realiseert dat het Nederlands geen wereldtaal is. Zeker als je een internationaal doelpubliek hebt, is het bijvoorbeeld geen slecht idee om ook een Engelse versie van je algemene voorwaarden op te stellen.
Het belang van een juridische vertaler en de juiste bedingen
Laat je je algemene voorwaarden of een contract vertalen, dan is het belangrijk dat je dat laat doen door een juridische vertaler. Het vertalen van juridische documenten is namelijk complex. Rechters vallen soms over specifieke woorden en juridische jargon is niet altijd een-op-een te vertalen. Enkel door een gespecialiseerde vertaler in te schakelen, ben je zeker van de kwaliteit van juridische vertalingen. Daarnaast kan het een goed idee zijn om een taalclausule aan de algemene voorwaarden toe te voegen, een clausule waarin de klant verklaart de taal van de algemene voorwaarden voldoende te beheersen.
Ook als je een juridische vertaler inschakelt, kan er soms nog steeds sprake zijn van een interpretatieverschil. Dat is nu eenmaal eigen aan taal, waarbij sommige woorden niet altijd dezelfde lading dekken. Voeg daarom aan de vertaling een clausule toe waarin staat dat de Nederlandse versie primeert op de vertaalde versie, zo zit je helemaal safe.