Ondernemen en kinderen lijkt niet altijd helemaal samen te gaan. Lange werkdagen en buitenlandse zakenreizen maken het soms moeilijk om bij de kinderen te kunnen zijn. Het hoeft niet te verbazen dat De Standaard berichtte dat er in Vlaanderen steeds meer nanny’s worden ingeschakeld, iets wat voorheen vooral een Angelsaksisch fenomeen was. Voor een ondernemer heeft dit het voordeel dat je de nanny op kosten van de vennootschap kan inschakelen. Er zijn wel een aantal voorwaarden aan verbonden. Dit blijkt uit een situatie die recent aan de DVB (Dienst Voorafgaande Beslissingen in fiscale zaken) werd voorgelegd.
Situatischets
De aan de DVB voorgelegde situatie betrof een vennootschap die via een uitzendkantoor halftijds een nanny wilde inschakelen en deze kosteloos ter beschikking wilde stellen van de bestuurder. Het is de vennootschap die de overeenkomst sluit en die de arbeidsvoorwaarden bepaalt. De bestuurder levert prestaties voor de vennootschap en ontvangt daarvoor een bezoldiging. Men wilde weten of de kosten voor het inhuren van de nanny voor de vennootschap fiscaal aftrekbaar zijn en of dit voordeel bij de bestuurder forfaitair mag worden belast.
Antwoord van de Dienst Voorafgaande Beslissingen
De DVB gaf aan (Voorafgaande beslissing nr. 2020.1336 d.d. 30.06.2020) dat de nannykosten wel degelijk fiscaal aftrekbaar zijn voor de vennootschap en dat het voordeel forfaitair mag worden belast bij de bestuurder, maar hier zijn wel een aantal voorwaarden aan verbonden.
In de eerste plaats moet de nanny een economisch belang hebben voor de vennootschap. Dit wil zeggen dat als de bestuurder minder tijd aan de vennootschap zou spenderen en meer tijd met de kinderen, dat de belastbare inkomsten van de vennootschap zouden dalen. De nanny zorgt er dus onrechtstreeks voor dat de vennootschap meer inkomsten verwerft.
Door tijdens de werkuren of daarbuiten in uitzonderlijke omstandigheden aan haar bedrijfsleider een nanny ter beschikking te stellen, is Y BVBA immers in staat via haar bedrijfsleider inkomsten te verkrijgen of te behouden” (Voorafgaande beslissing nr. 2020.1336 d.d. 30.06.2020)
Ten tweede mag de nanny vrij worden ingeschakeld op normale werkdagen en tijdens normale werkuren. Wat normaal is, kan per vennootschap of per sector verschillen. Als de nanny op abnormale uren of dagen wordt ingeschakeld, bijvoorbeeld ’s nachts of in het weekend, moet de bestuurder dit aan de vennootschap melden. Er moeten dan schriftelijke bewijsstukken zijn die moeten verantwoorden waarom de nanny nodig was. Denk bijvoorbeeld aan vliegtickets, hotelbonnetjes en afspraakbevestigingsmails die aantonen dat de bestuurder gedurende deze momenten op zakenreis was. Het verband met de inkomsten voor de vennootschap moet dan heel concreet worden aangetoond.
In de praktijk zal er hiervoor een overeenkomst worden gesloten tussen de vennootschap en de bestuurder. Hierin staat dat de bestuurder de nanny binnen de normale werkuren mag inschakelen. Daarnaast dient de overeenkomst een definitie van die normale werkuren te bevatten. De regels omtrent het voorleggen van schriftelijke bewijsstukken bij het inschakelen tijdens abnormale werkuren zijn eveneens in deze overeenkomst te vinden.
Vervolgens bepaalt de DVB dat de terbeschikkingstelling van de nanny een belastbaar voordeel van alle aard is dat forfaitair mag worden begroot volgens het forfait voor dienstboden en huispersoneel. Het gaat om een forfait van 5.950 euro per jaar. Bij deeltijdse arbeid mag dit forfait proportioneel worden verminderd ten opzichte van een voltijdse tewerkstelling van 1.672 uur per jaar. Het belastbaar voordeel van alle aard moet op de fiche 281.20 worden vermeld.
