Bij de overname van een bedrijf komt de intentieverklaring of ‘letter of intent’ al snel ter sprake. Het is dan ook een cruciaal instrument om de overname in goede banen te leiden. Maar wat is zo’n letter of intent nu, waarom is het zo belangrijk en wat staat er in de intentieverklaring?
Het belang van de letter of intent
Wanneer een bedrijf een ander bedrijf wil overnemen, wordt er een letter of intent of intentieverklaring getekend. In dat document worden een aantal kernafspraken gemaakt omtrent het verloop van de bedrijfsovername en de te volgen procedures. Omdat er vaak veel gevoelige informatie wordt verstrekt, is het voor beide partijen belangrijk om de nodige veiligheid in te bouwen. De letter of intent kan beperkt zijn of eerder neigen naar een voorlopig overnamecontract waarin bijvoorbeeld een biedprijs wordt opgenomen. In elk geval zijn een aantal clausules alvast noodzakelijk.
Minder vrijblijvend dan men denkt
Zelfs wanneer de letter of intent nog geen overnameprijs vooropstelt, is het een heel belangrijk document. Zo moeten de partijen te goeder trouw de bepalingen van de letter of intent uitvoeren. Bovendien kan men niet zomaar uit de overnameprocedure stappen, wat ook logisch is aangezien beide partijen enige mate van zekerheid willen. Enkel wanneer er aan specifieke ontbindende voorwaarden is voldaan, kan men alsnog beslissen om niet over te nemen.
Ten slotte kan een letter of intent ook al als rechtsgeldige en afdwingbare koopovereenkomst worden beschouwd. In het Belgisch recht is het immers de inhoud van een contract dat bepalend is en niet de titel ervan. Wanneer een letter of intent bijvoorbeeld specifiek de over te nemen activa omschrijft, een overnameprijs benoemt en een overnamedatum oplegt, is er al sprake van een koopovereenkomst. Dan kunnen enkel opschortende of ontbindende voorwaarden de overname nog tegenhouden.
Wat mag niet ontbreken in een letter of intent?
Hoe ver een letter of intent ook gaat of hoe beknopt het dan weer mag zijn, steeds zijn er een aantal clausules die echt wel aanwezig moeten zijn. Een voorbeeld daarvan is een geheimhoudingsbeding. Bij zo’n geheimhoudingsbeding geven de partijen aan dat ze de uitgewisselde informatie geheim zullen houden. Een geheimhoudingsbeding is cruciaal om open in dialoog te treden zonder daarbij te moeten vrezen dat bedrijfsgeheimen lekken. Ook een non-sollicitatiebeding, waarbij de partijen aangeven geen werknemers van de andere partij te benaderen, is belangrijk om de dialoog volstrekt open te houden.
Vervolgens zal een letter of intent steeds een exclusiviteitsbeding bevatten. Gedurende de termijn van het exclusiviteitsbeding zal men geen onderhandelingen voeren met andere potentiële overnemers. Omdat het over te nemen bedrijf niet bij de pakken wil zitten, zal de intentieverklaring steeds beperkt geldig zijn. Om de deadlines alsnog te halen, neem je best ook een onderhandelingsschema op. Om ervoor te zorgen dat onenigheid de deal niet doet afspringen, wordt er vaak een geschillenregeling opgenomen. Zo kan men een geschil bijvoorbeeld voorleggen aan een onafhankelijke derde die objectief de knoop door zal hakken. Het blijft echter aangeraden om een rechtskeuzebeding op te nemen dat het toepasselijk recht bepaalt (bv. het Belgisch recht bij een internationale bedrijfsovername) en een forumkeuzebeding dat de bevoegde rechtbank aanwijst.
Bij een overname is de prijs een belangrijke factor, terwijl daar bij het opstellen van de letter of intent vaak nog geen uitsluitsel over is. De partijen zullen meestal wel al overeenstemming vinden over de te hanteren waarderingsmethode. Ook deze afspraken staan maar beter in de letter of intent.
Ten slotte zijn ook de ontbindende en opschortende clausules belangrijk. Deze clausules maken het mogelijk om de onderhandelingen af te breken indien er aan bepaalde voorwaarden (niet) is voldaan. Denk daarbij eveneens aan de gevolgen van zo’n clausule, bijvoorbeeld door te bepalen dat de reeds gemaakte kosten door de twee bedrijven worden gedragen.
