Volgens een onderzoek van UNIZO zou elke Belgische ondernemer jaarlijks 2,6% van de omzet verliezen door niet-betaalde facturen. Niet alleen is dat heel vervelend, maar bovendien kunnen onbetaalde facturen er ook voor zorgen dat je zelf in moeilijkheden komt. Gelukkig kan je het een en ander doen om het risico op niet-betaling te verminderen. Dat bewijzen ook deze vijf tips.
# 1. Ga het risico op niet-betaling na
Voorafgaand aan de overeenkomst ga je steeds het risico op niet-betaling na. Indien het gaat om een terugkerende klant, kan je je hiervoor baseren op historische gegevens. Betaalde de klant in het verleden steeds netjes de facturen? Dan hoef je meestal geen extra maatregelen te treffen en kan je zelfs een commerciële geste doen. Indien het tegendeel waar is, tref je beter voorzorgsmaatregelen. Voor nieuwe klanten kan je je niet beroepen op je eigen historische gegevens, maar kan je wel even snuisteren doorheen de jaarrekeningen. Te veel werk? Maak dan gebruik van tools van derde partijen zoals iRisk van paylex. Hiermee kan je eenvoudig de kredietwaardigheid van nieuwe klanten nagaan en hun betaalgedrag controleren.
# 2. Stel goede algemene voorwaarden op
Je algemene voorwaarden zijn en blijven het kerndocument die de verhoudingen tussen jou en de klant regelen. Goede algemene voorwaarden geven duidelijk weer wat de gevolgen zijn van niet-betaling en maken conventionele interesten en schadebedingen toepasselijk. Daarnaast kan je je eenvoudiger beroepen op de zogenaamde exceptio non adimpleti contractus (exceptie van niet-nakoming, ook wel eens ENAC genoemd), kan je sneller je revindicatierecht uitoefenen of kan je makkelijk je eigen verbintenissen opschorten. Het zorgt er enerzijds voor dat je bij niet-betaling sterker in je schoenen staat, maar bovendien toon je ook aan dat het je menens is. Het hoeft niet te verbazen dat leveranciers met goede algemene voorwaarden sneller worden betaald dan leveranciers die hun zaakjes minder goed op orde hebben.
Extra tip: Gebruik verschillende sets met algemene voorwaarden. Klanten die vaak laattijdig betalen kan je dan strengere algemene voorwaarden opleggen.
# 3. Vraag een voorschot
Twijfel je aan de kredietwaardigheid van je klant? Dan kan je natuurlijk vragen om een deel van de factuur reeds vooraf te voldoen. Zeker wanneer je vooraf bepaalde uitgaven moet doen is het vragen van zo’n voorschot aangeraden. Je bent vrij om de hoogte van het voorschot te bepalen en zelfs een voorschot van 100% is wettelijk toegestaan, hoewel dat voor de klant waarschijnlijk een brug te ver zal zijn. Ga dus vooral zelf even rekenen en zorg ervoor dat het voorschot alvast voldoende is om uitgaven en/of invorderingskosten te dekken.
Extra tip: Als de klant niet akkoord gaat met de betaling van een voorschot, kan je ook andere zekerheden vragen. Zo kan je bijvoorbeeld een pandrecht vestigen op een van de goederen van de koper. Het is dan wel aangeraden om het pandrecht te laten registreren in het pandregister.
# 4. Beloon klanten die wel betalen
Natuurlijk moet je niet telkens met sancties zwaaien of voorzorgsmaatregelen treffen, maar je kan de redenering ook eens omdraaien. Je kan snelle betalers bijvoorbeeld een korting geven. Zo’n korting voor snelle betaling maakt het voor de klant financieel interessanter om facturen tijdig te betalen en kan ook een compenserende werking hebben wanneer je gelijktijdig een voorschot vraagt. Houd er wel rekening mee dat dit ook gevolgen heeft voor de btw-heffing. Gemiddeld genomen bedraagt de korting zo’n 1,5 tot 2% bij betaling binnen de acht tot veertien dagen.
# 5. Volg onbetaalde facturen goed op
Werd de vervaldatum van een factuur ongeacht bovenstaande tips alsnog overschreden? Bel dan eerst even naar de klant, als er alsnog geen betaling volgt raad ik aan om meteen actie te ondernemen. Verstuur meteen aangetekend een ingebrekestelling en ga je factuur achterna. Bij financiële moeilijkheden betalen klanten vaak eerder aan zij die het hardnekkigst aandringen, dus blijf zeker niet gewoon braafjes afwachten. Schakel zo nodig een incassobureau in of zet een advocaat op het dossier. Dankzij de nieuwe procedure tot invordering van onbetwiste geldschulden zie je vaak al snel resultaat.
Extra tip: Ken klanten met een lage kredietwaardigheid kortere betalingstermijnen toe. Dan kan je al sneller actie ondernemen. Eenmaal je ook nog langs een rechter, advocaat en deurwaarder moet passeren, moet je per slot van rekening al lang genoeg wachten.
