In het kader van de getroffen coronamaatregelen roept de overheid bedrijven op om in het mate van het mogelijke telewerken in te voeren. Veel bedrijven zullen nu voor het eerst telewerken invoeren en staan daarbij voor een aantal praktische vragen. Hieronder worden een aantal van die vragen beantwoord.
Welke steunmaatregelen zijn er?
De overheid stimuleert al langer telewerken door middel van een aantal fiscale voordelen. De overheid voorziet momenteel geen extra steunmaatregelen in het kader van de coronacrisis.
In de eerste plaats is er een beperking van het belastbaar voordeel van alle aard indien je een pc of internetabonnement ter beschikking stelt voor een werknemer die er ook privé gebruik van mag maken. Het is in dat geval niet de werkelijke waarde van de terbeschikkingstelling die wordt onderworpen aan de belasting en sociale bijdragen, maar enkel een forfaitair bedrag:
- Terbeschikkingstelling van een computer: € 180 per jaar
- Terbeschikkingstelling van een internetabonnement: € 60 per jaar
Sommige werkgevers stellen geen pc of internetabonnement ter beschikking maar komen wel tussen in de kosten van de werknemer. Zo kan je als werkgever een vergoeding toekennen voor het privé-internet dat nu voor professionele doeleinden wordt gebruikt. Indien het louter gaat om een kostenvergoeding, wordt deze vergoeding niet belast en is het ook vrij van heffingen in de sociale zekerheid. In principe moet je als werkgever dan wel bewijzen dat de vergoeding aan deze kosten is besteed en daadwerkelijk de kosten dekt. Om het je bewijsrechtelijk eenvoudiger te maken wordt automatisch aangenomen dat het om een kostenvergoeding gaat indien het bedrag voor het gebruik niet meer dan 20 euro bedraagt. Dit bedrag moet per gebruik worden beoordeeld (aldus mag je 40 euro toekennen voor het gebruik van het internet en de pc van de werknemer).
Tip: Gratis printservice voor iedereen die thuis moet werken
Alleeninkt.nl biedt momenteel een gratis printservice aan voor alle mensen die vanuit huis werken en geen printer hebben. Alle geprinte documenten worden gratis verzonden (ook naar België!) en het maakt daarbij niet uit of het gaat om documenten voor het werk of kleurplaten voor de kinderen. Er is wel een maximum van 50 pagina’s.
Zowel het printen als verzenden is volledig gratis en je gegevens worden nadien niet gebruikt voor commerciële doeleinden. Wel is er een warme oproep om een gift te doen aan het Rode Kruis. Mail je bestanden (liefst pdf) naar info@alleeninkt.nl met volgende gegevens:
- Onderwerp: Printservice
- Vermeld: afleveradres, kleur of zwart-wit en aantal
Ten slotte mag je als werkgever een thuiswerkvergoeding toekennen voor andere kosten die de werknemer moet maken. De werknemer zal immers ook elektriciteit verbruiken, verwarmingskosten maken of zelfs bureaumateriaal moeten aanschaffen. Wanneer het arbeidsreglement of de arbeidsovereenkomst op een structurele wijze in telewerken voorziet, mag je belastingvrij een vergoeding van € 126,94 toekennen. Indien het niet om structureel thuiswerk gaat, is dit beperkt tot maximaal € 40 per maand.
Hoe telewerken invoeren?
Ten aanzien van de telewerkers dien je een aantal afspraken te maken. Daarom zal je een policy voor thuiswerk moeten opstellen en invoeren. Het is ook belangrijk dat je concreet communiceert over de planning, de gewerkte uren en wat ze al dan niet moeten bijhouden. Ook eventuele sancties kan je in zo’n policy opnemen. Indien je een thuiswerkersvergoeding wilt toekennen, moet je voorafgaand ook nog eens een akkoord afsluiten met de Dienst Voorafgaande Beslissingen. Bedenk ook hoe je alles organisatorisch gaat aanpakken, zeker wanneer niet alle werknemers over een eigen computer of internetabonnement beschikken.
Mag ik thuiswerk verplichten?
Indien er een zogenaamde variabiliteitsclausule in de arbeidsovereenkomst is opgenomen, stelt er zich geen probleem. In het andere geval mag je als werkgever niet zomaar eenzijdig de arbeidsplaats van een werknemer veranderen. Hoewel je als werkgever thuiswerk in principe niet zomaar kan verplichten, ben je als werkgever wel verplicht om als een goede huisvader te zorgen voor een gezonde werkplek. Op basis van de interpretatie van dit artikel kan je als werkgever opperen dat je het recht hebt om wegens het risico op besmetting de toegang tot de werkplek aan werknemers te ontzeggen.
Ook de FOD Werkgelegenheid heeft eerder aangegeven dat zo’n interpretatie een oplossing kan bieden. Wel is het zo dat je niet verder kan gaan dan noodzakelijk is. Indien minder ingrijpende maatregelen mogelijk zijn, bijvoorbeeld werknemers op voldoende afstand houden of in aparte ruimtes laten werken, kan je dus niet zomaar de toegang tot de werkplek ontzeggen. Net omdat het belangrijk is om hierin een balans te vinden, blijft het toch aangeraden om goed te overleggen met de werknemers. Indien er slechts een handvol werknemers thuiswerk niet ziet zitten en het mogelijk is om hen veilig op het werk te laten werken, verplicht je hen maar beter niet om thuis te werken.
Wat bij een ongeval tijdens het telewerken?
Een ongeval tijdens het thuiswerken is eveneens een arbeidsongeval. De geldende regels rond arbeidsongevallen gelden dus ook bij het thuiswerken. Daarnaast kan er ook bij het thuiswerken sprake zijn van een arbeidswegongeval. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een werknemer tijdens de middagpauze een broodje haalt bij de broodjeszaak om de hoek of de kinderen van school haalt. De arbeidsongevallenverzekeraar zal de schade dan dekken.
Houd er wel rekening mee dat thuiswerk niet in alle arbeidsongevallenverzekeringen gedekt is, net omdat er een groter risico is (de werkgever kan minder goed toezien op de veilige werkomstandigheden). Bovendien ben je verplicht om de verzekeraar van een gewijzigd risico op de hoogte te brengen. Vergeet dus niet de arbeidsongevallenverzekeraar op de hoogte te brengen en zo nodig dekking te laten voorzien.
