Wanneer een zaak bij de rechtbank wordt behandeld, wordt die op de zogenaamde algemene rol ingeschreven. Pas wanneer een zaak op die algemene rol is ingeschreven, weet men bij de rechtbank dat er ook effectief een rechtsgeding hangende is. Bij elk gerecht wordt er zo’n algemene rol bijgehouden en elke zaak moet minimaal de dag voor de zitting op de algemene rol staan. Vroeger was zo’n algemene rol een ingebonden boek, maar tegenwoordig is dat vervangen door een computerbestand. Na verloop van tijd dreigt de algemene rol vol te lopen met zaken die uiteindelijk niet worden behandeld en daarom is er een opkuismechanisme voorzien.
Huidig opkuismechanisme bij slapende zaken
Momenteel exporteren de griffiers van de hoven en de rechtbank elk jaar, binnen de eerste vijftien dagen van december, alle slapende dossiers waarvan de debatten gedurende minstens drie jaar niet werden voortgezet of niet werden opgestart. Vervolgens stelt de griffie een lijst samen van alle slapende zaken. Die lijst is op de griffie te vinden en wordt ook aan de deur van de zittingszaal aangeplakt. Dit noemen we het “ad valvas” uithangen van de slapende zaken. De partijen en (in de praktijk voornamelijk) de advocaten kunnen daar de lijst bekijken.
Als zij een van hun zaken op de lijst zien staan, kunnen ze nadrukkelijk vragen om hun zaak toch op de rol te laten staan. Wanneer zij geen actie ondernemen, wordt de zaak van de rol gehaald. Deze ambtshalve weglating wordt op het zittingsblad vermeld. Eventueel kan de zaak later wel opnieuw aan de algemene rol worden toegevoegd. Het geding vervalt dus niet.
Naar een permanent opkuismechanisme van slapende zaken
Het huidig opkuismechanisme dat een keer per jaar plaatsvindt, is er vooral vanuit praktisch oogpunt. Vroeger was het niet wenselijk dat een griffier voortdurend in de boeken moest grasduinen naar zaken en dus werd er een keer per jaar een stand van zaken opgemaakt. Met de nieuwe digitale mogelijkheden zou men echter voortdurend zicht kunnen hebben op slapende zaken. Ook het ad valvas uithangen was er vooral vanuit zo’n praktisch oogpunt, terwijl dat met de nieuwe IT-mogelijkheden beter zou moeten kunnen.
Met de wet houdende diverse dringende bepalingen inzake justitie wijzigt de wetgever de manier waarop de rechtbank met slapende dossiers omgaat. Zo zal men nu naar een permanente check overgaan. Bovendien gaat men ook geen drie jaar meer wachten wanneer er sinds 18 maanden geen zitting voor het dossier werd vastgesteld, maar vindt de check telkens binnen de drie maanden na de inschrijving op de algemene rol plaats. Men schudt dan ook sneller slapende advocaten en partijen wakker, wat het risico op een verjaard dossier doet afnemen.
Daarnaast hoeven advocaten en partijen niet langer elk jaar naar de rechtbank te trekken om te kijken of een van hun zaken er uithangt. Nu zullen zij gewoon per (elektronische) gerechtsbrief op de hoogte worden gebracht. Dan hebben zij nog twee maanden de tijd om op die brief te reageren.
Nog even wachten op MaCH
Deze nieuwe manier van werken moet justitie opnieuw verder digitaliseren. Op een goed functionerend MaCH-systeem, het nieuwe informaticasysteem van justitie, is het echter nog steeds wachten. Hoewel men al in 2018 is begonnen met het uitrollen van dat systeem blijft men bij justitie tegen moeilijkheden aanlopen.
De wetgever heeft er blijkbaar niet al te veel vertrouwen in dat het MaCH-systeem op korte termijn wel volledig operationeel wordt. Daarom voorziet men de inwerkingtreding van het nieuwe opkuismechanisme pas voor vanaf 31 maart 2022. Rechtbanken waar het MaCH-systeem toch werkt, hebben de optie om reeds vroeger naar het nieuwe opkuismechanisme over te stappen.
