Ondernemingen die producten of diensten aan buitenlandse klanten leveren, krijgen al eens de vraag of ze de factuur in pakweg het Engels willen opstellen. Een Israëlisch bedrijf snapt natuurlijk niks van de Nederlandstalige factuur. Mag of moet je dat doen en waarmee kan je maar beter rekening houden? We leggen het uit.
Mag ik anderstalige facturen opstellen voor een buitenlandse klant?
De algemene regel is dat een onderneming die zijn exploitatiezetel in Vlaanderen heeft, zijn vennootschapsdocumenten in het Nederlands moet opstellen. Ook bijvoorbeeld facturen moeten verplicht in het Nederlands worden opgesteld, want anders is de factuur nietig.
Er zijn wel uitzonderingen op deze regel. Deze uitzonderingen werden onder andere ingeschreven door het decreet van 7 juli 2017. Dankzij dit decreet is het wel degelijk mogelijk om een officiële factuur in een andere taal op te stellen, maar dat kan enkel als er aan drie voorwaarden is voldaan:
- De tegenpartij moet zich in een van de EU- of de EER-landen bevinden
- De taal moet door beide partijen worden begrepen
- De initiële factuur moet steeds in het Nederlands worden opgesteld, de anderstalige factuur is bijkomstig
Het is bijvoorbeeld mogelijk om voor een bedrijf in Frankrijk de factuur in het Frans op te stellen. Voor een Israëlisch of een Chinees bedrijf blijft een Nederlandstalige factuur echter de regel.
Een vertaling is steeds toegestaan, maar is nog geen officiële factuur
Bijzonder is dat de bovenstaande uitzonderingsregeling enkel geldt voor bedrijven die in andere landen zijn gevestigd. Dat wil zeggen dat het niet kan worden ingeroepen voor een klant in Wallonië. Eigenlijk zegt men dat die klant ook maar Nederlands moet kunnen.
Natuurlijk wil dat niet zeggen dat je de Nederlandstalige factuur niet kan vertalen. Dat kan je bijvoorbeeld doen voor je Waalse klant of voor je Chinese klant. Het is echter zo dat de initiële factuur, de Nederlandse factuur, in zo’n geval de enige rechtsgeldige factuur is. Het andere document is louter een vertaling. Dat wil zeggen dat bij een verschil tussen deze twee facturen de Nederlandstalige versie steeds de overhand heeft. Het is natuurlijk wel raadzaam om zowel de Nederlandstalige als de anderstalige factuur aan de buitenlandse klant te bezorgen. Neem ook in de algemene voorwaarden op dat bij een verschil tussen de twee facturen de Nederlandstalige factuur primeert, dat helpt discussies te voorkomen.
