Wanneer je juridische vertalingen laat uitvoeren, is het natuurlijk belangrijk dat de vertaler over de nodige juridische kennis en expertise beschikt. Zeker ten aanzien van juridische vertalingen gelden er een aantal bijzondere vereisten. In de verhouding met overheden zal je bijvoorbeeld over een beëdigde vertaling moeten beschikken die al dan niet werd gelegaliseerd of geapostilleerd. Maar ook indien een beëdigde vertaling niet noodzakelijk is, ben je maar beter zeker over de kwaliteit van het document. En daarvoor is een juiste ISO-certificering dan weer erg belangrijk. Hieronder worden de verschillende begrippen grondig toegelicht.
De juiste ISO-certificering voor vertaalbureaus
Soms is een beëdigde vertaling niet nodig, bijvoorbeeld wanneer het louter gaat om onderhandse contracten waarbij officiële instanties niet zijn betrokken. In dat geval kies je minimaal voor een ISO gecertificeerd vertaalbureau. De juiste ISO-certificering biedt nu eenmaal extra kwaliteitsgarantie, wat zeker ten aanzien van juridische vertalingen niet onbelangrijk is. Er zijn verschillende ISO-certificeringen die de ronde doen en zeker voor ingewikkelde juridische documenten valt het belang ervan niet te onderschatten.
EN 15038
De norm EN 15038 is een kwaliteitskeurmerk voor vertaalbureaus. Het geeft aan hoe de procedure voor vertaaldiensten moet verlopen, wat de basisvereisten zijn voor het vertaalproces, welke stijlgidsen te gebruiken zijn en hoe de brontekstanalyse moet verlopen. De controle van de opgelegde normen gebeurt door een onafhankelijk controleorgaan.
EN 17100:2015
Ook EN 17100:2015 is een internationale norm die de kwaliteit van de vertalingen moet waarborgen. Het geeft onder andere aan welke stappen het vertaalproces moet doorlopen, waarbij een loutere vertaling niet volstaat. Na de vertaling moet er immers steeds een check plaatsvinden, net zoals een revisie en een review door een andere vertaler.
ISO 9001
Naast bovenstaande twee specifieke ISO-certificaten, is er ook de ISO-norm 9001. Dit is een eerder algemene norm die geldt voor alle bedrijven die een welomschreven kwaliteitsmanagementsysteem hanteren. In feite legt deze norm een heldere communicatie (“zeg wat je doet”), kwalitatieve processen (“doe wat je zegt”) en evaluatie- en bijsturingsmomenten (“bewijs wat je zegt en doet”) op.
Een beëdigde vertaling en legalisatie voor maximale zekerheid
Om goed te begrijpen waarom niet zomaar elke vertaler je juridische documenten mag vertalen, is het goed om te weten dat men in het internationaal rechtsverkeer verregaande eisen stelt aan vertalingen. Zo heb je meestal minimaal een beëdigde vertaling nodig, maar vaak ook een gelegaliseerde vertaling of een apostille.
Beëdigde vertaling
Allereerst: wat is een beëdigde vertaling? Een beëdigde vertaling is een vertaling die werd uitgevoerd door een beëdigde vertaler, iemand die een professionele eed aflegde voor de rechtbank van eerste aanleg. Hierdoor is deze vertaler bevoegd om bepaalde officiële documenten te vertalen en van een persoonlijke handtekening, stempel en beëdigingsvertaling te voorzien.
Door de beëdigde vertaling krijgt het document in een vreemde taal dan ook rechtskracht. Een beëdigde vertaler zal bijvoorbeeld buitenlandse adoptiepapieren, statuten, diploma’s of huwelijksakten vertalen, waarna ze ook in België geldig zijn.
Gelegaliseerde vertaling
Een gelegaliseerde vertaling is geen synoniem van een beëdigde vertaling en gaat eigenlijk zelfs nog een stapje verder. In dat geval krijgt de beëdigde vertaling een extra stempel om de echtheid van het vertaalde document te bevestigen, waardoor ook andere overheden het document als wettelijk moeten accepteren. Door de legalisatie bevestigt een overheid dat het document werd afgegeven door een bevoegd beëdigde vertaler én dat de handtekening inderdaad de handtekening van die beëdigde vertaler is.
Wie het document moet legaliseren, is afhankelijk van het type document. Vaak zijn er verschillende legalisaties nodig. Voor de legalisatie van een echtscheidingsvonnis voor het buitenland moet je bijvoorbeeld eerst een beroep doen op een beëdigd vertaler om het document te vertalen. Vervolgens moet je de handtekening van de beëdigd vertaler en van de griffier laten legaliseren door de voorzitter van de Rechtbank van eerste aanleg. De handtekening van de voorzitter van de Rechtbank van eerste aanleg moet je op zijn beurt dan weer laten legaliseren bij het ministerie van Justitie, waarna een legalisatie moet verkregen worden bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Ten slotte is het niet ongewoon dat het document ook nog eens moet worden gelegaliseerd door de ambassade van het buitenlands land. Pas wanneer al deze schakels het document en elkaars handtekeningen erkennen, is de vertaling voldoende gelegaliseerd voor gebruik in het buitenland.
Apostille als alternatief voor de gelegaliseerde vertaling
Een apostille is ten slotte een variant op een gelegaliseerde vertaling. Het is een versnelde procedure speciaal voor landen die bij het Apostilleverdrag zijn aangesloten. Hierbij volstaat een ingevulde stempel op het document opdat het in de andere landen die bij het Apostilleverdrag zijn aangesloten, bruikbaar zou zijn. In België gaat de apostillering tegenwoordig zelfs volledig digitaal en wordt er een elektronische stempel aangebracht (de zogenaamde e-apostille). De formele en omslachtige legalisatieprocedure, zoals hierboven als voorbeeld aangegeven, kan hierdoor worden vermeden.
Gelukkig zijn er intussen al 103 landen aangesloten bij het Apostilleverdrag, waaronder volledig Europa, Rusland, Zuid-Amerika, Midden-Amerika, de Verenigde-Staten, enkele Afrikaanse landen, Turkije, Kazachstan, India, Australië en Nieuw-Zeeland. Onder andere grote delen van Centraal-Afrika, China en Canada zijn niet aangesloten. Voor deze landen is een gelegaliseerde vertaling nog steeds noodzakelijk.
