Ondanks het groeiende bewustzijn van efficiëntie in de juridische sector, blijkt uit een recente enquête door Advocatie dat de meeste advocaten vooralsnog niet inzetten op de principes van Lean Six Sigma. Is dit een gemiste kans of simpelweg een managementhype die aan de advocatuur voorbij mag gaan? Het lijkt toch vooral dat eerste te zijn. Dat is althans wat een aantal experts ons vertellen.
Wat is Lean Six Sigma?
Lean Six Sigma is een procesverbeteringsmethodologie die is ontwikkeld in de Japanse auto-industrie. Het combineert twee concepten: lean, gericht op het elimineren van verspilling, en six sigma, gericht op het verminderen van variatie en het verbeteren van de kwaliteit.
Net als bij vechtsporten wordt de bekwaamheid in Lean Six Sigma aangegeven met een kleurenbandensysteem. Een Black Belt is een expert die volledig is opgeleid in deze methodologie. Deze expert kan projecten leiden en ondersteunen. Hiervoor heeft deze expert een Black Belt opleiding gevolgd.
Legal lean is de toepassing van de bovenstaande principes in de juridische sector. Het richt zich op het elimineren van verspilling, het verhogen van de efficiëntie en het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening. Dit alles altijd met de cliënt en zijn of haar waarde-ervaring als middelpunt van de inspanningen.
Klantwaarde als het centrale aspect bij legal lean
De klantwaarde, dus wat de klant waardevol vindt, vertolkt bij legal lean een wel heel bijzondere rol. We moeten ons dus steeds afvragen wat de cliënt van zijn advocaat verwacht. Hoewel advocaten geneigd kunnen zijn om uitgebreid juridisch advies te geven met alle mogelijke details, is dit zeker niet altijd wat de cliënt wil. In dit geval is er sprake van overproductie, een van de verspillingen die worden benoemd in de lean-theorie. Het identificeren, visualiseren en elimineren van deze verspilling is cruciaal. Hierbij kan Lean Six Sigma helpen.
Buiten overproductie zijn er nog andere verspillingen die moeten worden aangepakt, zoals overbodige bewegingen en defecten. Het proces begint met het in kaart brengen van de huidige werkstromen en de huidige verspillingen. Daarna volgt het creëren van verbeterde, efficiëntere stromen die beter tegemoetkomen aan wat de klant verwacht.
Voor- en nadelen van legal lean
De voordelen van legal lean en Lean Six Sigma zijn talrijk, zoals kostenbesparingen, verhoogde efficiëntie, verbeterde klanttevredenheid en een hogere kwaliteit van de dienstverlening. Ook advocatenkantoren kunnen deze voordelen ervaren. Dat is iets wat ze bij het adviesbureau Leanent eveneens benadrukken.
Maar Lean Six Sigma heeft ook nadelen waar zij zich bewust van dienen te zijn. De implementatie kan bijvoorbeeld tijdrovend zijn. En er is een aanzienlijke hoeveelheid training nodig om het effectief toe te passen. Het is niet iets dat zomaar eventjes snel kan worden geïntegreerd in de bedrijfsvoering, integendeel.
Hoe kan men dan Lean Six Sigma integreren in een advocatenkantoor? Het belang van opleiding kan hierbij niet genoeg worden benadrukt. Medewerkers moeten de principes begrijpen en moeten weten hoe ze die in hun dagelijks werk kunnen toepassen. Een Lean Six Sigma-transformatieproces is geen eenmalig project, maar een voortdurende reis naar continue verbetering. Het vergt toewijding, kennis, ervaring én vastberadenheid.
