In het reglement van interne orde staat steeds een periode van vijftien dagen waarin de jaarlijkse algemene vergadering verplicht bijeen moet komen. Dit is wettelijk zo verplicht ter bescherming van de mede-eigenaars. Door de duidelijkheid in het reglement krijgen alle mede-eigenaars immers de kans om hun persoonlijke agenda zo te organiseren dat zij gedurende deze periode beschikbaar zijn voor de algemene vergadering.
Nu heeft dit echter wel een gevolg waar men bij de redactie nooit stil bij stond: de syndicus is aan handen en voeten gebonden en kan dus niet zomaar beslissen om een vergadering buiten deze periode van vijftien dagen te laten plaatsvinden. De syndicus zal dan ook altijd een uitnodiging tot de algemene vergadering moeten verzenden. Hij kan nu eenmaal niet anders. Toch zijn er verschillende oplossingen waarop je je kan beroepen.
# 1. Aanwezigheidsquorum niet halen
Opdat de algemene vergadering kan doorgaan moet er aan een dubbel aanwezigheidsquorum zijn voldaan. Er moeten dan ook voldoende aanwezigen zijn die een voldoende groot aandeel in de mede-eigendom vertegenwoordigen:
- De aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars moeten samen minstens 50% van de aandelen in de gemeenschap bezitten; en
- Meer dan de helft van de mede-eigenaars moeten aanwezig zijn of vertegenwoordigd zijn, tenzij wanneer de aanwezigen of vertegenwoordigden samen minstens 75% van de aandelen in de gemeenschap bezitten.
Indien op de eerste vergadering niet aan het quorum is voldaan, mag de algemene vergadering niet plaatsvinden. De syndicus is dan verplicht om een tweede algemene vergadering bijeen te roepen. Het handige is dat er wettelijk wel een minimumtermijn van toepassing is (de tweede algemene vergadering mag ten vroegste 15 dagen na de eerste vergadering plaatsvinden), maar geen maximumtermijn. De syndicus mag met andere woorden perfect wachten tot het coronavirus is uitgeraasd vooraleer de tweede algemene vergadering plaatsvindt. Veel syndici hebben al aangegeven, soms zelfs op de uitnodigingsbrief, dat zij voor de tweede algemene vergadering zullen wachten tot wanneer het coronavirus weer het land uit is.
De mede-eigenaars kunnen dan afspreken dat zij niet naar de algemene vergadering gaan om op die manier de algemene vergadering uit te stellen, maar lopen natuurlijk wel het risico dat een aantal mede-eigenaars zich niet aan hun woord houden en dat de algemene vergadering uiteindelijk zonder hen doorgaat. Als mede-eigenaar moet je hier dan ook een keuze maken en je laten leiden door de verhoudingen tussen de verschillende mede-eigenaars.
# 2. Gebruik van volmachten
De mede-eigenaars zijn niet verplicht om zelf aanwezig te zijn op de algemene vergadering. De oudere mede-eigenaars mogen dus perfect een volmacht uitschrijven aan de jonge mede-eigenaars wiens immuunsysteem toch steviger in de schoenen staat. Op die manier voorkom je ook een te grote drukte tijdens de algemene vergadering. Ook bij het gebruik van volmachten moet het aanwezigheidsquorum worden gehaald. Bovendien mag niemand meer dan drie volmachten hebben, tenzij wanneer ze samen met zijn eigen aandelen niet meer dan 10% van de aandelen of stemmen vertegenwoordigen.
# 3. Vraag naar een elektronische algemene vergadering
Het is ten slotte ook mogelijk om vanop afstand deel te nemen aan de algemene vergadering. De mede-eigenaars volgen de algemene vergadering dan vanop hun computer en brengen digitaal hun stem uit. In de praktijk is dit wel niet zo eenvoudig omdat de syndicus de identiteit en aanwezigheid van de mede-eigenaars moet vaststellen, waardoor er automatisch al een koppeling dient te zijn met Itsme of met een ander platform. Ook voor de ondertekening van de notulen is dit noodzakelijk.
Vooral grotere syndici die werken met mede-eigenaars die zich soms in alle uithoeken van de wereld bevinden, bieden dergelijke mogelijkheden aan. Voor de kleinere syndici is een fysieke algemene vergadering vaak de enige oplossing. Je kan je natuurlijk altijd even informeren naar wat er al dan niet mogelijk is.
Update 10 april 2020
De federale regering maakt het nu mogelijk om vergaderingen die tussen 10 maart en 31 mei zouden plaatsvinden, uit te stellen tot 31 oktober 2020 (of vijf maanden na 31 mei). Als de vergaderingen na 31 mei opnieuw moeten worden uitgesteld, zal opnieuw de periode van vijf maanden worden gekozen om het uit te stellen.
