Online marketing neemt een steeds grotere hap uit het marketingbudget, dat bewijzen de vele onderzoeken en cijfers. Toch blijven flyers volgens diezelfde onderzoeken nog steeds heel belangrijk voor een succesvolle marketingmix. Vooral voor het inspelen op tijdelijke acties en evenementen of voor het focussen op een specifieke doelgroep, zijn flyers echte aanraders. Natuurlijk hoeft zo’n tijdelijke actie geen permanente bittere nasmaak achter te laten. Ben jij van plan om flyers te laten drukken en ze te verdelen? Lees dan zeker deze korte handleiding met vijf belangrijke juridische tips voor het drukken en verdelen van flyers goed door.
# 1. Let op bij het gebruik van beeldmateriaal en ontwerpen
Waarom zou je zelf kiekjes schieten wanneer het internet al vol staat met het perfecte beeldmateriaal? Je bent niet de eerste die die vraag stelt.
Weet daarom vooral dat veel van dat beeldmateriaal auteursrechtelijk wordt beschermd. Dit is zelfs het geval zonder dat de beroemde copyright notice (©) werd aangebracht. Dit laatste is voor de auteur immers geen verplichting. De regel is dan ook dat het beeldmateriaal, online of offline, bescherming geniet. In dit geval moet je toestemming aan de auteur vragen om het werk te mogen gebruiken. Die toestemming van de auteur dient uitdrukkelijk te zijn. Houd bovendien de bewijsstukjes heel goed bij. Toch moet ik hierbij een aantal opmerkingen maken.
De onmogelijkheid om toestemming te vragen, is geen vrijgeleide voor publicatie
De toestemming aan de auteur vragen, vereist natuurlijk ook dat we weten wie de auteur van het beeldmateriaal is. Op het internet is die identiteit lang niet altijd eenvoudig na te gaan. Dit impliceert echter nog niet dat je het beeldmateriaal gewoon mag gebruiken: de uitdrukkelijke toestemming blijft vereist.
Je zal dus naar ander beeldmateriaal moeten zoeken of een specialist moeten inschakelen. Er zijn immers organisaties die zich gespecialiseerd hebben in het opsporen van de auteur van het beeldmateriaal en, als tussenpersoon, die uitdrukkelijke toestemming voor jou najagen. Natuurlijk werken die organisaties niet gratis en loopt de kostprijs al snel op tot enkele honderden of zelfs duizenden euro’s, afhankelijk van de verkregen licentie. Vaak is het inhuren van een fotograaf veel goedkoper, maar bij pakweg historische foto’s is dit lang niet altijd mogelijk.
Het licentiesysteem Creative Commons kan een uitweg bieden
Het auteursrecht is een ruim begrip waaronder een groot aantal rechten vallen. In principe zijn alle rechten met betrekking tot de foto dus voorbehouden aan de auteur. Sommige fotografen zien het echter als een eer dat hun beeldmateriaal wordt gebruikt, zeker indien hun naam op jouw flyer wordt opgenomen. Zij maken dan gebruik van de zogenoemde Creative Commons, waarbij ze aangeven onder welke voorwaarden hun beeldmateriaal mag worden gekopieerd.
Lang niet alle Creative Commons-licenties zijn even geschikt voor het hergebruik van beeldmateriaal op een flyer. Zo zal de NC-licentie commercieel gebruik verbieden, terwijl de SA-licentie strikte voorwaarden oplegt waar je met jouw flyer maar moeilijk aan kan voldoen. In de praktijk zal je moeten uitkijken naar volgende twee Creative Commons-licenties:
- CC (BY): het publiceren en veranderen van de afbeelding mag (maar met naamsvermelding);
- CC BY ND: het publiceren van de afbeelding met naamsvermelding is toegestaan, het veranderen ervan echter niet.
Dergelijke afbeeldingen kan je eenvoudig opsporen via Google. Het volstaat om via «geavanceerd zoeken» het licentietype in te stellen. De filters maken het eenvoudig om geschikte afbeeldingen op te sporen. Ook via Flickr, Pixabay en Wikimedia spoor je eenvoudig licentievrije foto’s op.
Er bestaan ook uitzonderingen op het auteursrecht
In sommige gevallen moet je je niet druk maken over het auteursrecht. Dit is bijvoorbeeld het geval indien een foto tot het publieke domein behoort. Indien dit het geval is, mag je de afbeelding dus gewoon gebruiken en zelfs aanpassen voor commercieel gebruik.
Opdat een afbeelding tot het publiek domein zou behoren, moet de auteur ervan minimaal zeventig jaar overleden zijn. Wel moet je ook dan eventuele andere intellectuele eigendomsrechten moet respecteren. Het kan bijvoorbeeld gaan om de naburige rechten van de uitvoerende kunstenaars.
In welbepaalde gevallen kan er ook sprake zijn van een uitzondering op het auteursecht. In sommige gevallen voorziet de wet immers een uitzondering op de uitdrukkelijke toestemming. In deze gevallen mag je het werk dus zonder toestemming van de auteur reproduceren. Voor het maken van flyers is er in principe maar één zo’n uitzondering relevant. Zo mag je voor de aankondiging van een openbare verkoop of een openbare tentoonstelling, reproducties van revelante betrokken artistieke werken als illustratie gebruiken.
Auteursrecht is nog geen portretrecht
Naast het auteursrecht bestaat er ook nog zoiets als het portretrecht. Het recht op afbeelding gaat verder dan de auteursrechtelijke bescherming van het werk. Het gaat om een soort exclusief recht op de eigen beeltenis: anderen mogen jouw portret niet in beeld brengen zonder jouw uitdrukkelijke toestemming. Ook het verbod op het zonder toestemming (her)gebruiken ervan, valt onder het portretrecht. Zelfs na de instemming van de auteur (de fotograaf) zal je met andere woorden nog steeds de toestemming moeten verkrijgen van de persoon die op het portret wordt afgebeeld.
Hiernaast zijn er wel een aantal uitzonderingen op het portretrecht te noemen. Zo is het in de eerste plaats niet van toepassing op grote menigtes waarbij er eerder sprake is van een sfeerbeeld. Enkel indien een persoon duidelijk centraal in de afbeelding staat en de menigte dus dienst doet als achtergrond, zal je het portretrecht moeten respecteren. Bij sfeerbeelden van een evenement hoef je dus niet de toestemming te verkrijgen van alle personen die zich in het publiek bevinden.
Hiernaast is het portretrecht voor publieke personen toch een stuk zwakker. Zo moet Romelu Lukaku bijvoorbeeld dulden dat er tijdens een voetbalmatch fotografen aanwezig zijn en zij foto’s van hem nemen. Dit is als het ware «part of the job». Dat ze die foto’s als ondersteuning gebruiken bij de analyse van zijn fantastische goal, kan dus door de beugel. Maar dat ze die foto’s vervolgens voor een commerciële flyer gebruiken? Zelfs met een origineel opschrift als «Een schot in de roos», hoeft Lukaku daar nog niet mee akkoord te gaan. Hoewel het portretrecht voor publieke personen zwakker is, vraag je ook hier maar beter om hun uitdrukkelijke toestemming.
Weet tot slot dat lang niet alleen het portrecht roet in het eten kan gooien. Zo mag de publicatie bijvoorbeeld niet de eer of de goede naam van de geportretteerde schenden.
Flowchart: zo ga je auteursrechtelijk om met afbeeldingen voor jouw flyer
Onderstaande flowchart plaats alle auteursrechtelijke regels nog even handig op een rijtje. Hierbij heb ik gemakshalve aangenomen dat de auteur van een online weergegeven afbeelding met een Copyright Notice, nog geen zeventig jaar overleden is.
# 2. Geen herroepingsrecht van toepassing
Steeds vaker zullen we flyers online bestellen. Op die manier kunnen we zonder software zelf online flyers ontwerpen en rechtstreeks aan de drukker doorgeven. Op dergelijke online bestellingen is in principe het herroepingsrecht van toepassing. Dankzij dit herroepingsrecht mag een consument binnen veertien kalenderdagen afzien van zijn aankoop.
Voor goederen die niet geprefabriceerd zijn en die op basis van een individuele keuze van de consument worden vervaardigd, heeft de wetgever een uitzondering voorzien. Ook door jou samengestelde flyers vallen onder die definitie. Hier heb je met andere woorden geen recht om van jouw aankoop af te zien. De algemene voorwaarden van zo’n online drukkerij zullen steeds het verval van het herroepingsrecht uitdrukkelijk aanhalen. Als ondernemer geldt zo’n herroepingsrecht overigens sowieso al niet.
Om die reden kies je maar beter voor een leverancier die bijkomstige garanties verstrekt. Bij https://www.drukzo.be/ biedt men bijvoorbeeld een 100% tevredenheidsgarantie. Indien je via het reclamatieformulier aangeeft waarom je ontevreden bent, zal men jou een gratis herdruk leveren, een volledige terugbetaling aanbieden of een korting toekennen op de eindfactuur. Op die manier houd je ook zonder herroepingsrecht nog steeds de touwtjes in handen.
# 3. Verplicht op de flyer te vermelden informatie
Wanneer je op de openbare weg flyers uitdeelt, moet je een aantal verplichte opschriften op de flyer aanbrengen. Bij het doorgeven aan de (online) drukker, houd je daar maar beter rekening mee.
Verantwoordelijke uitgever
In de eerste plaats moet de flyer steeds de verantwoordelijke uitgever vermelden. Die verantwoordelijke uitgever moet een meerderjarige inwoner van België zijn en zijn of haar domicilieadres moet op de flyer zijn weergegeven.
Bovendien moeten vzw’s daarbovenop ook nog eens hun naam en maatschappelijke zetel vermelden. De vermelding kan natuurlijk wel in kleine letters gebeuren, bijvoorbeeld onderaan of verticaal aan de zijkant van de flyer.
De gevolgen indien je deze vermelding niet opneemt, zijn niet min. De verplichting wordt immers opgenomen in artikel 299 van het Strafwetboek.
Hij die wetens meehelpt tot het uitgeven of verspreiden van enigerlei drukwerk, zonder dat daarin de ware naam en woonplaats van de schrijver of van de drukker zijn vermeld, wordt gestraft met gevangenisstraf van acht dagen tot twee maanden en met geldboete van zesentwintig euro tot tweehonderd euro of met een van die straffen alleen.
De gevangenisstraf kan echter niet worden uitgesproken, wanneer het drukwerk dat zonder de vereiste vermeldingen is uitgegeven, deel uitmaakt van een uitgave waarvan de herkomst bekend is door hetgeen daarvan vroeger verschenen is.” (Artikel 299 Strafwetboek)
Verboden op de openbare weg te gooien
Op flyers neem je steeds de slagzin «Verboden op de openbare weg te gooien» op. In het andere geval kan er immers sprake zijn van milieuvervuiling en kan de politie de verspreiding van de flyers verbieden. Daar zit je dan, met jouw tienduizenden flyers die je niet mag uitdelen…
# 4. Lokale regelgeving voor verdelen flyers
Wanneer je flyers uitdeelt op het openbaar terrein, moet je de lokale regelgeving naleven. In de meeste steden is het uitdelen van flyers uitdrukkelijk aan een aantal voorwaarden onderworpen. Vaak koppelt men er ook een eigen belasting aan vast. Je zal steeds die lokale regelgeving moeten nagaan om te weten of, wanneer en onder welke voorwaarden je flyers mag uitdelen.
Om een en ander te verduidelijken geef ik even aan hoe het uitdelen van flyers in grote steden als Antwerpen, Brugge en Gent lokaal gereglementeerd is. Hun reglementering biedt immers een idee voor de rest van Vlaanderen.
Flyers uitdelen in Antwerpen
Voor het flyeren heb je in Antwerpen in principe geen toelating of vergunning nodig indien je geen plaats op de openbare weg inneemt. Echter voorziet men wel een uitzondering voor het flyeren op de Via Sinjoor. Dit is de wandelas die vanaf het Centraal Station naar de Meir en zo over de Grote Markt tot aan het Steenplein loopt. Hier moet je dus wel een toelating aanvragen.
Hiernaast moet je natuurlijk het lokaal politiereglement respecteren. Vooral de artikelen 99 tot en met 101 van het politiereglement zijn hier relevant. Zo mag je geen reclame verspreiden voor producten of diensten die de openbare orde in het gedrang brengen, mag je de toegang tot gebouwen niet hinderen, mag je het zicht op een publiek toegankelijke inrichting niet belemmeren en mag je de openbare ruimte niet bevuilen. Je zult met andere woorden zelf moeten instaan voor het weghalen van de op de grond gegooide flyers. In het andere geval kan men de reinigingskosten immers bij jou verhalen.
Tot slot heft men in Antwerpen een belasting van 12 euro per uitdelende persoon per dag. Wel zijn er ook week-, maand-, kwartaal- en jaartarieven van toepassing voor terugkerende reclameacties. De belasting dien je op voorhand te betalen en het bankafschrift dien je tijdens het uitdelen bij te hebben opdat je het aan de agenten kan voorleggen. Drie dagen na de betaling kan je een kwitantie vragen bij de dienst fiscale debiteuren. Dit laatste is niet onbelangrijk voor jouw eigen administratie.
Flyers uitdelen in Brugge
Bert Kaufmann, Flickr
In Brugge moet je altijd melding maken van jouw flyeractiviteiten. Dit moet je doen bij de dienst Vergunningen, online of na afspraak. Hieraan is een belasting gekoppeld. Het gaat om een forfaitair tarief van 205 euro per dag voor 2018 en 210 euro per dag voor 2019. Indien het flyeren voor niet-commerciële doeleinden gebeurt, is het echter gratis.
Ook hier moet je als uitdeler het betalingsbewijs steeds bij jou hebben en moet je het kunnen voorleggen indien de politie erom verzoekt. Er is eveneens de verplichting om de flyers die in de onmiddellijke omgeving van de uitdeling werden weggeworpen, op te rapen.
Hiernaast mag je het verkeer niet hinderen, geen flyers verdelen tussen zonsondergang en zonsopgang (niet onbelangrijk tijdens de donkere wintermaanden) en mag je geen flyers verdelen op zon- en feestdagen. Tijdens de rondgang van de Gouden Boomstoet of op de dagen waarop de Heilige Bloedprocessie plaatsvindt, net als de dagen waarop een ander historisch evenement plaatsvindt, is flyeren eveneens verboden.
Flyers uitdelen in Gent
In Gent is er geen toestemming noodzakelijk om te flyeren. Wel moet er voldaan zijn aan twee voorwaarden. Zo moeten de flyers steeds in de hand gegeven worden en geldt er een opruimplicht binnen een straal van 100 meter. Indien het flyeren vanuit een verdeelstand zal gebeuren, is er overigens ook sprake van een verplichte vergunningsaanvraag.
Verder moet je in Gent een dagbelasting van 38 euro of meer betalen. Hier is de dagbelasting immers afhankelijk van hoeveel flyers je wilt verspreiden. Het aangifteformulier dien je schriftelijk of online bij de Dienst Belastingen in te dienen en dit ten laatste vijf werkdagen voor de bedeling.
Wanneer het gaat om een verdeling vanuit een verdeelstand, is er bovendien sprake van een bijkomstige belasting voor het innemen van het openbaar domein. Erkende studentenverenigingen of jeugdverenigingen bij de stad Gent, genieten wel van een vrijstelling voor die laatste belasting.
Juridisch weetje: voorafgaande toestemming zou grondwettelijke inbreuk uitmaken
Voor het uitdelen van flyers moet je in sommige Belgische steden nog steeds een voorafgaande toestemming verkrijgen. Toch hebben diverse rechtsgeleerden, zoals de aan het Instituut voor Constitutioneel Recht (KU Leuven) verbonden Stefan Sottiaux, eerder al aangehaald dat zo’n vergunningsplicht – wat overigens niet hetzelfde is als een meldingsplicht – in strijd zou zijn met het grondwettelijk verbod op censuur.
Volgens de Grondwet mogen geen preventieve beperkingen worden opgelegd aan de vrijheden. Bij strafbare meningsuitingen kan nadien wel worden opgetreden. Een gelijkaardig reglement van de stad Antwerpen werd vernietigd.” (Stefan Sottiaux, grondwetsspecialist van de KU Leuven)
# 5. Vraag toestemming bij verdelen op privaat domein
Je kan niet alleen flyeren op het openbaar domein, maar ook op het privaat domein. Hier geldt dat je de toestemming moet verkrijgen van de eigenaar van het terrein. Het gaat onder andere om populaire flyerlocaties zoals winkelcentra, stations en voetbalstadions. Vaak hebben zij eigen regels, tarieven en reserveringssystemen uitgewerkt.
In het geval van de NMBS moet je bijvoorbeeld de politieke, religieuze en levensbeschouwelijke neutraliteit garanderen. Eerder werd om die reden bijvoorbeeld al een flyer met de slogan «Zet je tanden in belastingparadijs België» verboden.
Ga met andere woorden steeds na of het grondgebied tot het openbaar of tot het privaat domein behoort. Het Maria Hendrikaplein te Gent, een populaire flyerlocatie, behoort bijvoorbeeld tot de terreinen van de NMBS. In dit geval moet je dus een toelating aanvragen via Publifer.
