Het ondernemerslandschap in Vlaanderen evolueert snel. Bedrijven werken online, ze huren virtuele assistenten in en tegenwoordig is het ook mogelijk om een virtueel kantoor te huren. Een virtueel kantoor is echter een bestaand adres en niet een kantoor in een of andere virtuele wereld. Je hebt er dus geen VR-bril voor nodig. Toch is er ook een groot verschil met de fysieke kantoorruimtes die voor vele euro’s per vierkante meter worden verhuurd. Antwerpen, het kloppende hart van de Vlaamse economie, is een populaire locatie voor het huren van dergelijke virtuele kantoren.
Wat is een virtueel kantoor?
Een virtueel kantoor is in feite te beschouwen als een zakelijke dienstverlening waarbij een ondernemer een officieel bedrijfsadres kan huren zonder dat daar fysieke kantoorruimte aan gekoppeld is. Dit betekent dat men, zonder daadwerkelijk een werkplek te hebben op dat adres, toch gebruik kan maken van een professioneel postadres. Soms biedt de verhuurder ook aanvullende diensten, zoals het ontvangen en doorsturen van post, telefonische diensten en zelfs toegang tot vergaderruimtes wanneer dat nodig is. Dit verschilt echter per aanbieder.
De kern van een virtueel kantoor is dat het de ondernemer in staat stelt om een professionele aanwezigheid te creëren – een zakelijk adres in een hoog aangeschreven stad als Antwerpen –, zonder de hoge kosten die gepaard gaan met een traditioneel kantoor. Vooral in een dure stad zoals Antwerpen, waar de huurprijzen hoog op kunnen lopen, is dit een aantrekkelijk alternatief voor ondernemers.
De maatschappelijke zetel en het belang ervan
Voor veel ondernemers komt een virtueel kantoor huren eerder neer op een maatschappelijke zetel huren. Elke onderneming in België moet namelijk een maatschappelijke zetel hebben. Dit is het adres dat geregistreerd staat bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en waar officiële documenten naartoe worden gestuurd. Deze maatschappelijke zetel wordt ook openbaar gemaakt. Klanten, leveranciers en andere belanghebbenden kunnen dus eenvoudig nagaan wat de maatschappelijke zetel van jouw bedrijf is. Voor veel kleine ondernemers en freelancers is de maatschappelijke zetel hun woonadres. Dit lijkt op het eerste gezicht misschien handig, maar brengt enkele potentiële problemen met zich mee, vooral op het gebied van privacy.
Als de maatschappelijke zetel het woonadres van de ondernemer is, betekent dit dat iedereen die toegang heeft tot de bedrijfsgegevens ook eenvoudig het privéadres kan achterhalen. Dit kan leiden tot ongewenste bezoekers, inbraken of vandalisme. Zeker voor publieke figuren en influencers kan dit problematisch zijn. Door een virtueel kantoor in Antwerpen te huren en dit als maatschappelijke zetel te gebruiken, kunnen ondernemers hun woonadres afschermen. Het gehuurde adres wordt dan openbaar in plaats van het privéadres.
Werking van een virtueel kantoor
Bij het huren van een virtueel kantoor, wordt een officieel adres aan de onderneming gekoppeld. Dit betekent dat alle zakelijke correspondentie naar dit adres wordt gestuurd, waar dit wordt afgehandeld door het bedrijf dat het virtueel kantoor beheert. Soms wordt de post direct doorgestuurd naar een ander adres. In andere gevallen kunnen ondernemers de post persoonlijk komen ophalen. Dit is afhankelijk van de afspraken die zijn gemaakt. Het virtueel kantoor zelf fungeert in ieder geval als een representatieve locatie, waar post en correspondentie professioneel worden behandeld. Het is dus meer dan gewoon een postbus. Dit zorgt ervoor dat de onderneming serieus genomen wordt. In sommige sectoren is dit erg belangrijk.
Voordelen van een virtueel kantoor huren
Het huren van een virtueel kantoor biedt met andere woorden een aantal voordelen. Het meest voor de hand liggende voordeel is de professionaliteit die gepaard gaat met een gevestigd adres in een stad als Antwerpen. Een professioneel adres straalt vertrouwen uit en geeft klanten en zakenpartners het idee dat ze te maken hebben met een serieus bedrijf. Een ander belangrijk voordeel is de privacy, zoals eerder besproken. Daarnaast biedt een virtueel kantoor aanzienlijke kostenbesparingen. Voor ondernemers die geen fysieke werkplek nodig hebben, kunnen de kosten van traditionele kantoorhuur maar moeilijk te rechtvaardigen zijn. Virtuele kantoren bieden een veel goedkoper alternatief dat toch gewoon voldoet aan de wettelijke vereisten.
