Werknemers kunnen hun werkelijke beroepskosten fiscaal aangeven, bijvoorbeeld de kosten die je maakt om thuis internet te gebruiken voor het werk of de kosten voor de kantoormeubelen die je voor je werk gebruikt. Het aangeven van de werkelijke beroepskosten is enkel interessant indien dit de forfaitaire beroepskosten overschrijdt. Je hebt met andere woorden twee mogelijkheden: opteren voor de forfaitaire kosten of voor de werkelijke kosten. We leggen uit hoe dit werkt en hoe je de keuze maakt.
Werkelijke beroepskosten berekenen
Om te bepalen wat fiscaal optimaal is, start je eerst met het berekenen van de werkelijke kosten. Je dient het aftrekbare bedrag zelf te berekenen en aannemelijk te maken. Alle beroepskosten kan je hierbij in rekening brengen. Dit zijn kosten die je tijdens het belastbaar tijdperk hebt gemaakt of gedragen om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden. Voorbeelden van werkelijke kosten zijn internetkosten, kosten voor cursussen die je hebt gevolgd, autokosten, kosten voor kantoormeubelen en dergelijke meer. Als het gaat om een huurwoning dien je wel steeds bij de verhuurder na te vragen of je de huurkosten fiscaal mag inbrengen. Dit heeft namelijk fiscale gevolgen voor de verhuurder. Door de werkgever terugbetaalde kosten kan je niet als werkelijke kost inbrengen.
Afschrijven van kantoormeubelen
Sommige werkelijke kosten kan je niet ineens inbrengen, maar moet je afschrijven. Dat is bijvoorbeeld het geval voor kantoormeubelen die je voor je werk gebruikt. Denk dan aan een bureau, een opbergkast, een bureaustoel en dergelijke meer. Bij kantoormeubelen neemt men over het algemeen aan dat ze tien jaar meegaan. Daarom mag je elk jaar een tiende van de aankoopprijs van je kantoormeubelen afschrijven. Dit is heel eenvoudig als je net nieuwe kantoormeubelen hebt gekocht, omdat de marktwaarde dan gemakkelijk te bepalen is. Als je de kantoormeubelen al langer hebt, zal het al aan waarde hebben verloren. Dan kan je bijvoorbeeld internetveilingsites gebruiken om de marktwaarde van de kantoormeubelen te bepalen.
Rekening houden met privégebruik
Dergelijke kantoormeubelen kan je ook privé gebruiken, bijvoorbeeld omdat je het thuiskantoor ook gebruikt bij het regelen van je persoonlijke administratie. Dan moet je een procentuele opsplitsing hanteren: een bepaald percentage gebruik je privé en een ander percentage voor je beroep. Enkel het beroepsmatige deel is fiscaal aftrekbaar.
Vergelijken met forfaitaire beroepskost
Na het berekenen van de werkelijke beroepskosten zal je moeten nagaan of dit interessanter is dan het forfait dat automatisch wordt toegepast als je niks aangeeft. Deze forfaitaire kostenaftrek zal alle beroepskosten dekken, ook het persoonlijk gebruik van een wagen voor woon-werkverplaatsingen of de kantoormeubelen die je voor het thuiswerk hebt gekocht.
Voor het inkomstenjaar 2023 bedraagt de forfaitaire kostenaftrek 30% van de als werknemer aangeven inkomsten. Dit echter enkel tot een inkomen van 16.799,98 euro. Daarboven is het forfaitair kostenpercentage 0%. Dat wil met andere woorden zeggen dat de forfaitaire beroepskosten niet meer kunnen bedragen dan 5.040 euro voor inkomstenjaar 2022. Voor bedrijfsleiders geldt een aparte regeling. Dan past men 3% toe op het volledige beroepsinkomen en dit tot een maximumaftrek van 2.660 euro. Als het forfait hoger uitvalt dan de werkelijke beroepskost, geef je niks aan. In het andere geval geef je de werkelijke beroepskost aan. Zorg er wel voor dat je dit hard kan maken en bewaar al je berekeningen en bewijsstukken.
