De nieuwste coronamaatregelen verplichten bedrijven om over te stappen naar telewerken. Ook notariskantoren moeten deze regels nauwgezet respecteren, waardoor de bemanning op het kantoor drastisch is afgenomen. Voor jouw dossier kan dat een aantal gevolgen hebben, zeker nu ook de Federatie van het Notariaat haar richtlijnen publiceerde.
Enkel nog behandeling van dringende akten
Voor de behandeling van dringende akten gaan afspraken bij de notaris nog door of kan je nog steeds een afspraak maken. Dat is bijvoorbeeld het geval voor zij die voor een nakend overlijden staan en hun testament willen regelen, maar ook wanneer fiscale termijnen dreigen overschreden te worden of wanneer er grote financiële gevolgen zijn indien een akte niet tijdig wordt verleden. Alle andere afspraken tussen nu en 5 april zullen worden uitgesteld. De notaris zal contact opnemen om een nieuwe afspraak vast te leggen.
Wanneer een afspraak dringend is en toch doorgaat, worden veiligheidsvoorschriften in acht genomen. Wanneer er geen ander notariskantoor betrokken is, zet men indien mogelijk in op videoconferenties. Wanneer de partijen fysiek aanwezig moeten zijn, zal alleen de notaris wiens handtekening noodzakelijk is aanwezig zijn. Daarbij zal ook één medewerker van het kantoor aanwezig zijn om alle formaliteiten die na de ondertekening moeten gebeuren te vervullen. De notaris van het andere kantoor of zijn medewerker zullen niet aanwezig zijn, maar kunnen zo nodig de afspraak volgen via een videoconferentie. Enkel de partijen die noodzakelijk zijn, zijn aanwezig en de regels omtrent social distancing worden gehanteerd. Daarom zullen de partijen afzonderlijk en op een apart tijdstip worden uitgenodigd om de akte te ondertekenen zonder elkaars aanwezigheid.
Ondertekening akte via videoconferentie
Meer dan 50% van de notariskantoren beschikken over een videoconferentiesysteem en kunnen de ondertekening van de akte vanop afstand laten plaatsvinden. Onder andere voor koopakten, de oprichting van een vennootschap of de afwikkeling van een nalatenschap is dit een interessante piste.
De notaris zal via de videoconferentie de akte voorlezen en toelichting geven. Het is ook mogelijk om vragen te stellen of tekstaanpassingen te laten doorvoeren. De ondertekening van de akte moet in principe wel nog steeds op papier gebeuren, maar dat is dan enkel een formaliteit waarvoor de partijen elk afzonderlijk naar het notariskantoor kunnen komen. Het is eveneens mogelijk om via volmachten het aantal bezoekers te beperken of je kan zelfs een volmacht geven aan een medewerker van de notaris. Hierdoor hoef je niet zelf langs te gaan om je handtekening onder de akte te zetten.
Geen ondertekening van onderhandse documenten op kantoor
Onderhandse documenten, zoals de onderhandse verkoopovereenkomst voor een woning, worden niet langer ondertekend op het notariskantoor. De notaris kan het dossier wel op een andere manier afhandelen, bijvoorbeeld door de ondertekening per brief mogelijk te maken en zo nodig telefonische toelichting te geven. Informeer bij jouw notaris om de verschillende mogelijkheden na te gaan.
Federatie werkt aan oplossing voor authentieke testamenten
Bij het opmaken van een authentiek testament moet de notariële akte steeds verleden worden in aanwezigheid van twee getuigen, waarbij de testator het testament aan de notaris dicteert en de getuigen nadien mee de akte ondertekenen. Het gaat om strenge regels die destijds werden opgesteld ter bescherming van de grote groep die niet kon lezen en schrijven.
De wetgever staat echter ook een behandeling toe zonder getuigen, maar dan dient een tweede notaris aanwezig te zijn. De Federatie van het Notariaat onderzoekt nu de mogelijkheid om het verlijden van authentieke testamenten zonder de aanwezigheid van getuigen praktisch uit te werken en zou hier binnenkort over communiceren. Hoe dan ook kan je bij een nakend overlijden nog steeds terecht bij de notaris om een authentiek testament te laten opstellen. Voor andere gevallen is het beter om je afspraak uit te stellen tot na 5 april.
