Een eigen webwinkel beginnen: velen spelen al jaren met die droom. Toch blijkt een grote groep nog steeds af te haken bij de talloze wettelijke regels en de na te volgen procedures. Onterecht, want een webwinkel beginnen is al langer dan vandaag geen raketwetenschap meer. Bovendien hoef je zelfs niet eens een IT-diploma op zak te hebben. Wat je vooral nodig hebt is strategisch inzicht, doorzettingsvermogen en een fikse portie ambitie. Is dat het geval? Dan kan ook jij in tien stappen jouw eigen webwinkel beginnen. Bovendien geef ik jou graag tien tips mee om van jouw webwinkel ook meteen een succesverhaal te maken!
# 1. Onderzoek jouw idee
Wanneer je een nieuwe webwinkel begint, moet je niet verwachten dat je ook meteen de nieuwe bol.com zal worden. Jij geniet immers nog niet de bekendheid dat zo’n bol.com of Amazon wel heeft. Toch hoeft dat geen probleem te zijn. De praktijk leert ons dat beginnende webshops al snel het vertrouwen van de consument kunnen winnen. Voorwaarde is wel dat ze zich op een niche toespitsen en zich binnen zo’n niche als expert opwerpen. Dat is meteen ook de reden waarom ook Coolblue ooit van start ging met tientallen kleine gespecialiseerde webshops en men ze pas later allemaal samenvoegde tot één succesvolle webwinkel.
Anderzijds impliceert dat nog niet automatisch dat iedere niche webwinkel zal slagen. Om na te gaan of dat voor jouw idee het geval zal zijn, zal je voorafgaand het nodige onderzoek moeten verrichten. Voer onderzoek naar jouw doelgroep, de marges binnen de sector en de operationele kost. Op basis hiervan (en een heleboel andere cijfers en ideeën) stel je een financieel plan op. Zorg dat je meteen aandacht hebt voor de marketingkosten, ga na hoe je promotie zal voeren en welke invloed dat zal hebben op de bedrijfsvoering. Idealiter bestrijkt jouw financieel plan immers drie (of meer) jaren.
Tip: Laat het financieel plan opstellen door een expert of laat het minstens door een accountant nakijken. Op die manier krijg je niet alleen extra zekerheid maar zal een kredietverstrekker jou ook sneller krediet toekennen of dat doen aan gunstigere voorwaarden.
# 2. Ga na welke ondernemingsstructuur je hanteren zal
Je kan er uiteraard voor kiezen om jouw webwinkel in een eenmanszaak onder te brengen. In de praktijk is dat echter niet altijd interessant, tenzij er sprake is van een beperkt risico. Bij de verkoop aan consumenten is hier vooral de btw-vrijstelling interessant. Idealiter kies je hier echter voor een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Op die manier voorkom je dat men het eigen vermogen kan aanspreken. Is dat een te grote investering? Indien je het financieel plan laat opstellen door een gemachtigde accountant kan je ook opteren voor de oprichting van een laagdrempelige S-BVBA, waarbij je mogelijks over een lager startkapitaal moet beschikken.
Tip: Binnenkort zal het vennootschapsrecht aangepast worden. Hierbij zou het vennootschapsrecht andermaal laagdrempeliger moeten worden. Het kan dan ook de moeite lonen om de kat nog even uit de boom te kijken of tijdelijk als eenmanszaak van start te gaan. Laat je goed adviseren door jouw raadsman.
# 3. De zoektocht naar middelen
Op basis van jouw financieel plan zal al snel duidelijk worden welk startkapitaal noodzakelijk is. Ook de gekozen vennootschapsvorm kan het benodigde startkapitaal beïnvloeden. Mogelijks kan je zelf de nodige investeringen doen? Des te handiger. Is dat niet het geval? Dan zal je op zoek moeten gaan naar extern kapitaal. Met een goed financieel plan zal je jouw bankier vast wel kunnen overtuigen.
Tip: open een zakelijke zichtrekening bij KBC
Als zelfstandige moet je je rekeningen gescheiden houden en een zakelijke rekening openen. We raden de zakelijke rekening van KBC aan. Het is de ideale rekening voor ondernemers en het komt boordevol voordelen. Zo krijg je bijvoorbeeld korting op je tankkaart, betaalterminal en facturatieprogramma.
Vraag nu een zakelijke zichtrekening aan bij KBC
Ga steeds langs bij verschillende banken om zo diverse voorstellen te verkrijgen. Let er wel op dat men vaak ook (onrechtstreeks) andere voorwaarden zal stellen. Denk bijvoorbeeld aan het openen van een zakelijke rekening of het afsluiten van verzekeringen. Vergelijk dan ook steeds het totale kostenplaatje: wat soms een betere deal lijkt, hoeft het niet altijd te zijn.
# 4. De zoektocht naar een locatie
Of je nu aan het dropshippen gaat of niet, je zal steeds een maatschappelijk adres moeten hebben. Voorzie daarom steeds voldoende ruime: de klant kan steeds zijn of haar herroepingsrecht uitoefenen en dan zal je de producten (tijdelijk) moeten stockeren. Ook bij dropshipping is dat het geval.
In het geval van dropshipping is de noodzakelijke ruimte vaak niet zo groot. Eventueel kan je dan ook de eigen woning gebruiken. Gaat het om een gehuurd pand? Weet dan dat het bedrijfsmatig gebruik van dat onroerend goed fiscale gevolgen heeft voor de verhuurder. Meestal zal het contract jou dat bovendien verbieden, waardoor de verhuurder actie kan ondernemen. Ga vooraf de bepalingen van de huurovereenkomst na en bespreek een en ander met de verhuurder. Op die manier voorkom je onaangename verrassingen.
Kies je ervoor om een pand te huren? Ook dan moeten we twee situaties onderscheiden. Indien er op de locatie ook effectief rechtstreeks contact is met de klant, bijvoorbeeld omdat je ook over een fysieke winkel beschikt, zal er sprake zijn van handelshuur. Zo’n handelshuur biedt extra bescherming aan de huurder maar is wel strikt gereglementeerd. In het andere geval geldt het gemene huurrecht en kunnen huurder en verhuurder vrij afspraken maken. Tenzij je een jurist inschakelt, hoeft dat niet automatisch interessanter te zijn.
Tip: Huur je een pand voor louter gebruik als magazijn en wil je zekerheid met betrekking tot deze locatie? Dan kan je ook vrijwillig de huurovereenkomst aan de handelshuurwetgeving onderwerpen. Het opnemen van een eenvoudige clausule in het contract volstaat.
# 5. Kom leveranciers op het spoor
Een webwinkel staat of valt met de leveranciers. Zelfs wanneer je over een eigen stock beschikt, zal je erop moeten rekenen dat jouw leveranciers tijdig en correct leveren. Bovendien is het een kunst om het aantal tussenschakels zo sterk mogelijk te reduceren om de marges zo groot mogelijk te houden. Zeker bij dropshippers is het wel vaker zo dat je (zelfs ongeweten) via een tussenpersoon handelt.
Het vinden en overtuigen van leveranciers is als beginnende webwinkel overigens niet zo eenvoudig. Vaak zal je dan ook geen gunstige contractvoorwaarden kunnen afdwingen. Zo zal je bij de bestelling vooraf moeten betalen of een minder ruime betalingstermijn toegekend krijgen. Ook in het financieel plan houd je hier maar beter rekening mee, zeker als je liquiditeitsproblemen wilt voorkomen.
Tip: Wanneer je op zoek bent naar een geschikte dropshipper doe je best beroep op zogenoemde dropshipping directories. Het gaat om leverancierslijsten die door gespecialiseerde bedrijven werden opgesteld en tegen betaling kunnen worden verkregen. Zo’n lijst is stukken beter dan permanent werken met een tussenpersoon die keer op keer commissies aanrekent.
# 6. Kies de beste verzendingsmethode
Nu je online verkoopt zal je er natuurlijk voor moeten zorgen dat de producten ook veilig de bestemmeling bereiken. Bij klassieke zendingen kan je misschien nog wel beroep doen op de pakjesdienst van bpost. Ga je echter etenswaren verkopen, heeft het pakje een speciale vorm of is de zending wel heel fragiel? Dan zijn er betere alternatieven. Houd ook steeds rekening met het prijskaartje. Waar bpost misschien de bekendste pakjesdienst is voor particulieren, zijn er op zakelijk niveau heel wat financieel interessantere mogelijkheden. Vergelijk zowel de prijzen als de diensten die zij aanbieden. Mogelijks zal je voor verschillende pakjes beroep moeten doen op verschillende leveranciers, dus dat vergt wel wat coördinatie.
Tip: Steeds vaker kan je in jouw webshop een koppeling voorzien met een verzendingsdienst. Op die manier hoef je niet meer alles manueel te regelen. Natuurlijk zal je de pakjes wel nog steeds klaar moeten zetten opdat ze bij de ophaling ervan efficiënt verwerkt worden.
# 7. Ga na welke betaalsystemen je wenst aan te bieden
Tegenwoordig heerst er de tendens om steeds meer betaalmogelijkheden aan te bieden. Iedere betaaldienst hanteert echter eigen tarieven en kosten. Als beginnende webshop is het dan ook lang niet altijd even interessant om twintig betaaldiensten aan te bieden, zeker niet voor die enkele klant die met een of andere cryptomunt betalen zal.
Weet bovendien dat een veelheid aan betaalmiddelen ook nadelen kent. Heb je bijvoorbeeld een eigen Paypal-rekening? Dan zal je ook alle afschriften en overzichten daarvan moeten bijhouden en dat gewoon moeten behandelen als één van jouw bankrekeningen. Fiscaal gezien vergt dat extra tijd en werk.
Tip: Ga na welke betaalmiddelen populair zijn bij jouw doelgroep en bepaal op basis daarvan het aanbod. Voorzie niet alleen koppelingen met de software van jouw webwinkel maar ook met jouw boekhoudprogramma. Informeer eventueel bij jouw boekhouder naar de mogelijkheden van zo’n koppeling.
# 8. De webwinkel ontwikkelen
Wanneer je een eigen webwinkel zal beginnen, moet je het web wel een beetje in de hand hebben. Natuurlijk hoef je ook geen IT-specialist te zijn. Velen starten hun webshop bijvoorbeeld in WordPress, selecteren snel even een lay-out en installeren dan een plug-in. Dat heeft zowel voor- als nadelen. Voor een hobbyist kan het zeker. Wie daarentegen professioneel hoopt door te groeien, kiest maar beter meteen voor een efficiënter systeem.
Een aanrader is, naar mijn mening, Lightspeed eCom. Niet alleen omwille van het gebruiksvriendelijk karakter maar ook omwille van de vele mogelijkheden. Zo kan je eenvoudig jouw voorraad managen, bestellingen opvolgen en statistieken genereren. Je kan jouw webshop bovendien naar hartenlust uitbreiden via allerhande applicaties. Denk bijvoorbeeld aan een Livechat of aan een plug-in om jouw producten automatisch aan 2dehands.be toe te voegen. Dergelijke plug-ins zijn natuurlijk niet gratis, maar het geeft je wel de mogelijkheid om jouw webshop mee te laten groeien. Hoe dan ook zal jouw webshop niet zomaar uit z’n jasje groeien.
Tip: Ongeacht voor welk systeem je kiest, ga je best steeds na of het mogelijk is om jouw boekhoudsoftware met jouw webwinkel te koppelen. Eenmaal de bestellingen elkaar in sneltempo opvolgen, wil je echt niet alles meer manueel verwerken.
# 9. Ga na of je aan de wettelijke regels voldoet
De wetgever heeft webshops streng gereguleerd. Het vindt de consument dan ook extra beschermwaardig. Zo geniet de consument bijvoorbeeld van een herroepingsrecht van veertien dagen (ook bij dropshipping), heeft de verkoper een strenge informatieplicht en moet je steeds binnen de dertig dagen kunnen leveren. In de praktijk zijn algemene voorwaarden een aanrader en zal een geschikt privacy- en cookiebeleid bijna altijd noodzakelijk blijken. Je kan gerust een en ander zelf regelen, maar je kan ook een jurist aan de slag laten gaan.
Het is overigens ook omwille van dergelijke redenen dat je best e-commerce software gebruikt. Dergelijke software is immers speciaal aangepast om eenvoudig aan de geldende wetgeving te voldoen.
Tip: Lees zeker deze checklist voor het starten van een webshop. Hier lees je aan welke voorwaarden jouw webwinkel dient te voldoen. Vooral de aldaar geformuleerde technische voorwaarden zijn in het kader van de nieuwe GDPR belangrijk.
# 10. Sluit de nodige verzekeringen af
Goede algemene voorwaarden zullen jou mogelijks al gedeeltelijk indekken. Echter kan je je niet zomaar voor iedere vorm van aansprakelijkheid exonereren. Zeker indien de tegenpartij een consument is. Om die reden sluit je maar beter een aansprakelijkheidsverzekering af. Minstens even interessant is een dekking na levering en een polis rechtsbijstand. Gelet op het steeds zwaarder wegend belang van databeveiliging is ook een polis ‘Data Protection’ een aanrader.
Tip: Ook indien je de webshop in jouw private woning uitbaat, zal je mogelijks jouw brandverzekering moeten laten herzien. Zeker indien je ook brandbare goederen verkoopt, zal dat immers grote gevolgen hebben. Licht jouw verzekeraar in en vraag na of een aanpassing al dan niet noodzakelijk is.
